Amennyiben a közbeszerzési eljárás az EKR rendszerben nem került rögzítésre, lehetőség van az eljárás főbb adatainak megadásával rögzíteni a felületen.
Az EKR-n kívüli közbeszerzés rögzítése funkciógombra kattintva érkezünk el a (Köz)beszerzési eljárás rögzítése menübe. Ezen a felületen szükséges megadni a közbeszerzési eljárás azon paramétereit, amelyek alapján az EPTK KB modul elkészíti a közbeszerzési, vagy beszerzési eljárásunkat.
- (Köz)beszerzés tárgya: közbeszerzési eljárásunk egyedi megnevezése (szabadszavas mező)
- Az eljárás beszerzés?: Közbeszerzés/Beszerzés (lista)
- Közbeszerzés eljárásrendje / beszerzés kiválasztása: nemzeti/uniós (lista)
- (Köz)beszerzési eljárás típusa: az adott közbeszerzési eljáráshoz kapcsolódó, jogszabály alapján meghatározott lefolytatás típusa (lista)
- Kétszakaszos?: automatikusan töltődő mező (az eljárásrend és a eljárás típusa mező adatai alapján töltődik!)
- Szerződés típusa: árubeszerzés/építési beruházás/építési koncesszió/szolgáltatás/szolgáltatás koncesszió (lista)
- Ajánlatkérő neve: az adott közbeszerzési eljárás ajánlatkérőjét választhatjuk ki (dinamikusan változó lista, keresés név vagy adószám alapján)
Ha az Ajánlatkérő neve mezőben nem kerül kilistázásra a szükséges ajánlatkérő, akkor az Új ajánlatkérő rögzítése gomb segítségével tudunk új ajánlatkérőt rögzíteni a rendszerbe.
Amennyiben minden adatot kitöltöttünk, a bal alsó sarokban található Közbeszerzés adatok formai ellenőrzése és mentése funkciógombra kattintva menthetjük el eljárásunkat. Ha valamely kötelező adat nem került megadásra, akkor a felső sorban piros hibaüzenetben jelenik meg a figyelmeztetés.
Mentést követően eljárásunkat automatikusan ellátja azonosítószámmal a felület (FAIR KB azonosító) és átirányít a közbeszerzés alapadatok űrlapra. A csillaggal jelölt mezők kitöltését követően a Közbeszerzés adatok formai ellenőrzése és mentése gombra kattintva eljárásunk megjelenik a (Köz)beszerzési eljárás előválasztó menüben, így a következő bejelentkezés során már ki tudjuk választani és Műveletek oszlopon belül a Megnyitás funkciógombra kattintva újból megnyitni.
A műveleteknél látható "harang" ikon szerepe a következő:
- bekapcsolt állapotban (nincs áthúzva) a bejelentkezett felhasználó minden az adott eljárással kapcsolatos értesítést megkap
- kikapcsolt állapotban (áthúzott) a bejelentkezett felhasználó nem kap értesítést az adott eljárással kapcsolatban
Fontos! EPTK KB-n az adott eljáráshoz menedzser jogosultsággal rendelkező felhasználó vagy EKR-ben "Közbeszerzési eljárást irányító" felhasználóknak alapértelmezett bekapcsolt és inaktív állapotban van az ikon. Az ikon megváltoztatására csak az EPTK KB modulban beállított "Szerkesztés" vagy "Megtekintés", illetve EKR-ben "Közbeszerzési eljárás szerkesztő"/"Közbeszerzési eljárás betekintő" jogosultsággal rendelkező felhasználóknak van lehetősége.
Fontos! A közbeszerzési eljárások dokumentumai között az Ajánlat mappák elnevezése az ajánlattevő szervezetek rövid nevét tartalmazza.
A Megnyitás funkciógomb alatt, kizárólag az EKR-en kívüli eljárások esetén található egy Jogosultság gomb is. Ezen gombra kattintva a Közbeszerzés/Közbeszerzés nélküli eljárás résztvevőinek jogosultságait kezelhetjük. A korábban rögzített felhasználókat szerkeszthetjük, illetve új (regisztrált) felhasználókat is rögzíthetünk az adott közbeszerzési eljáráshoz.
(Köz)beszerzési eljárás előválasztó menü tartalmazza részletesen az eljárás minden adatát. A továbbiakban szükséges minden lényeges adatot rögzítenünk a megnyitott eljáráson belül található adatrögzítő füleken, hogy az eljárásunkat megküldhessük ellenőrzésre.
Középen található az eljárás FAIR KB azonosító száma (EKR-ből átadott eljárás esetében az eljárás EKR száma jelenik meg), jobb oldalon pedig a Részletek gombra kattintva megnyílik a további közbeszerzés információk ablak, melyből a Bezárás gombra kattintva léphetünk ki.
Az adatlapján alján az alábbi funkciógombokkal találkozhatunk:
A Közbeszerzések összekapcsolása gomb funkciója, hogy két közbeszerzési eljárást összekapcsoljunk a rendszerben. Az összekapcsolás csak egy technikai jellegű összekapcsolást jelent, vagyis az összekapcsolt eljárások egymásra nincsenek hatással. Az összerendelés tényét leellenőrizhetjük, ha az adott eljárás közbeszerzési adatlapjának jobb felső részén található "Részletek" gombjára kattintunk. A kapcsolat típusa alapján alapvetően kétféle lehet az összekapcsolás:
1. Azonosság miatt
Ha technikai okok-, véletlen hiba folytán vagy egyéb ok miatt két olyan eljárás jött létre a FAIR KB rendszerben, amelyek valójában egy és ugyanazon eljáráshoz tartoznak. Akár két EKR-en kívül rögzített, akár két EKR-ben rögzített vagy akár egy EKR-en kívüli és egy EKR-es eljárás összekapcsolását is engedi a rendszer. Csak olyan eljárásoknál lehetséges ez a típusú összekapcsolás, ahol a közbeszerzési eljárások alapadatai teljes mértékben megegyeznek.
2. Kapcsolódó/előzmény eljárás miatt
Ha két eljárást valamilyen más, egyéb ok miatt szükséges összekapcsolni, akkor fenti azonossági feltételeket nem veszi figyelembe a rendszer és engedni fogja az összekapcsolást.
Mindkét esetben az összerendelés tényét az adott közbeszerzés fejlécén megjelenő "Kapcsolódó közbeszerzés" mezőben ellenőrizhetjük. A mezőben, - amely egyébként egy linkként is funkcionál - megjelenik a kapcsolódó/előzmény közbeszerzés azonosítószáma, címe és a kapcsolat típusa.
Fontos! Mindig csak 1 közbeszerzést tudunk hozzákapcsolni egy másik közbeszerzéshez (akár azonosságról, akár kapcsolódó/előzményről van szó). Az összekapcsolást követően a funkciógomb elnevezése "Közbeszerzés kapcsolat törlése"-re fog változni a felületen, melynek segítségével a korábbi összekapcsolást tudjuk törölni a rendszerből.
A Közbeszerzés sztornózása funkciógombra kattintva tudjuk azon EKR-en kívüli közbeszerzésünket törölni a FAIR Közbeszerzés EPTK felületről, melyeket nem megfelelően hoztunk létre a rendszerben. A funkciógomb addig lesz aktív, ameddig az első ellenőrzést el nem indítjuk, ezt követően a közbeszerzés nem törölhető, a Közbeszerzés sztornózása funkciógomb nem lesz aktív az Alapadatok űrlapon. Az EKR-ből átemelt eljárás FAIR EPTK KB modulból nem sztornózható.
A Közbeszerzési adatok mentése gombra kattintva az adott űrlapon található adatokat tudjuk menteni ellenőrzés nélkül. Az űrlapok szerkesztését követően minden esetben kattintsunk rá, ha szeretnénk az adatvesztést elkerülni.
A Közbeszerzési adatok formai ellenőrzése és mentése gombra kattintva egyrészt mentjük az adott űrlapon található mezők tartalmát, másrészt a rendszer lefuttat egy ellenőrző folyamatot is, amely feltárja az esetleges rögzítési hibákat és hiányosságokat.
Beszerzési eljárás esetén csak az alábbi adatlapok fordulhatnak elő:
- Alapadatok
- Ajánlatkérő
- Támogatási kérelem
- Keretmegállapodás
- KM Korlátozásai
- Részek
- Bontás
- Ajánlatok
- Szerződések
- Szerződésmódosítások
- Eseménynapló
- Dokumentumok
- Ellenőrzések
A további alfejezetekben az egyes adatlapokon rögzíthető információk rögzítési módjáról és szabályairól lesz szó.
