Szabályossági ellenőrzés szakasz rögzítésekor az Új ellenőrzés rögzítése adatlapon az Ellenőrzés tárgya cellában a legördülő menüben a Közbeszerzés-t kell kiválasztanunk, majd az ellenőrzés típusa cellában az Ex-ante-t kell kiválasztanunk. A Kijelölt felelős ellenőrző szervezetnél a megfelelő szervezetet kell kiválasztanunk a legördülő listából. Az ellenőrzés rögzítését követően, szükséges, hogy a Bontás időpontját rögzítsük a Bontás adatlapon az Új bontás rögzítése funkciógomb megnyomásával. EKR-es eljárás esetén indítsunk adatátadást a Bontás cselekmény megtörténtét követően, hogy a FAIR Közbeszerzés EPTK felületen a Bontás adatlapon megjelenhessenek az adatok.
Ezt követően az Ellenőrzések adatlapon az Ellenőrzés indítása funkciógombbal elindíthatjuk az adott szakasz ellenőrzését. Az ellenőrzés indítása a korábban bemutatott Ellenőrzés pontban került részletesen bemutatásra.
Az ellenőrző szervezet a felületre belépve láthatja, hogy az ellenőrzés Tájékoztatás a bontás időpontjáról, megfigyelő tag delegálása státuszban van. Az ellenőrző szervezet kijelöli a megfigyelő tagot, aki a továbbiakban részt vesz az ellenőrzésben. Ellenőrzés státusza: Aktuális cselekményről értesítés.
Ekkor az ellenőrző szervezetet valamennyi eljárási cselekményről haladéktalanul tájékoztatni kell, és az eljárás során keletkezett dokumentumokat meg kell küldeni ellenőrző szervet részére. A dokumentumok felcsatolását a Dokumentumok adatlapon végezhetjük, az eljárási cselekményeket pedig a megfelelő adatlapra vezessük fel. EKR-es eljárás esetén indítsunk adatátadást, hogy az EKR-be újonnan feltöltött dokumentumok és újabb eljárási cselekmények is átkerüljenek a FAIR Közbeszerzés EPTK felületre. Majd a Műveletek funkciógombon belül a Cselekmény értesítés küldése funkciógombbal értesítsük ellenőrző szervet.
Ezt az értesítést akárhányszor megismételhetjük, mindaddig, amíg Az értékelés során keletkezett minden dokumentum csatolva záró tanúsítvány kiállításához funkciógombra nem kattintunk, ugyanis ezzel lezárjuk az értesítések küldését, jelezzük ellenőrző szervezet részére, hogy kérjük a Záró tanúsítvány kiállítását. Erre a funkciógombra akkor célszerű kattintani, ha a közbeszerzési eljárás során keletkezett valamennyi dokumentum felcsatolásra és megküldésre került ellenőrző szervezet részére. Az ellenőrzés státusza: Ellenőrzés folyamatban.
A tanúsítvány elkészítésére akkor indul az ellenőrző szervezet határideje, miután rögzítésre kerültek az eljárási cselekmények, csatolásra kerültek a kapcsolódó dokumentumok, és rögzítésre került a „Cselekmény értesítés lezárva” státuszt a FAIR KB EPTK oldalon. Ezért figyelmeztető üzenet került elhelyezésre a rendszerben (Ellenőrzés indítását követően az oldal betöltésekor / Ellenőrzések listázó Műveletek oszlopban) annak érdekében, hogy a szükséges lépéseket az Ajánlatkérő maradéktalanul elvégezze:
- Ellenőrzés indítása esetén:
A KFF szabályossági ellenőrzési határideje csak "Az értékelés során keletkezett minden dokumentum csatolva záró tanúsítvány kiállításához" gombra kattintva fog elindulni!
- Ellenőrzés megnyitása esetén:
A KFF szabályossági ellenőrzési határideje csak a Műveletek / „Az értékelés során keletkezett minden dokumentum csatolva záró tanúsítvány kiállításához" gombra kattintva fog elindulni!
Ellenőrző szervezet áttekinti a közbeszerzési eljárási cselekményeket, a benyújtott dokumentumokat, majd pedig kiállítja a Záró tanúsítványt mely lehet támogató, nem támogató vagy feltételes támogató és megküldi ajánlatkérő számára. Az ellenőrzés státusza Tanúsítvány megküldve, megküldött eljáráslezáró dokumentumok csatolására vár került.
A Dokumentumok adatlapon belül tekinthető meg a Záró tanúsítvány, melyet a Műveletek funkciógombon belül a Dokumentum letöltése funkcióra kattintva érhetünk el.
Abban az esetben, ha nem értünk egyet a Záró tanúsítványban foglaltakkal vagy jogorvoslat miatt szükséges felülvizsgálni a záró tanúsítványt, akkor a Záró tanúsítvány felülvizsgálat kérése funkciógombbal vagy az Új tanúsítvány kérése funkciógombbal kérhetjük a záró tanúsítvány felülvizsgálatát. Ellenőrző szervezet a jogszabályban meghatározott határidőn belül újabb Záró tanúsítványt küld ajánlatkérőnek.
Figyelem! Ez a működés a 2023. 10. 12-ig elindított szabályossági ellenőrzésekre érvényes.
2023. 10. 12 után elindított szabályossági ellenőrzések tekintetében változik a záró tanúsítvánnyal kapcsolatos felülvizsgálat menete. Megszűntetésre kerül a Záró tanúsítvány felülvizsgálat kérése funkciógomb, helyette bevezetésre kerül a Jogorvoslati kérelem benyújtása funkciógomb, amelynek segítségével jelezni lehet KFF felé, ha nem fogadhatóak el a záró tanúsítványban foglaltak. Az ellenőrzés „Jogorvoslati kérelem bírálatára vár” állapotba kerül. KFF első körben saját hatáskörben vizsgálja meg a jogorvoslati kérelmet, ami alapján módosíthatja a tanúsítványt, vagy észrevételeivel együtt továbbíthatja a kérelmet a Belső Ellenőrzési és Integritási Igazgatóság (BEII) felé. Mind KFF, mind BEII kérheti a jogorvoslati kérelem hiánypótlását, illetve a kérelem kiegészítését. Amennyiben BEII kéri a kérelem kiegészítését, az a Jogorvoslati kérelem kiegészítése benyújtása funkciógombbal tehető meg a szükséges dokumentáció csatolását követően.
A rendszer a döntési folyamatokról az Ajánlatkérő és a KFF részére értesítéseket küld. Továbbá értesítést kap az eredeti szakmai minőségellenőrzésre utoljára\n kijelölt felelős ellenőr, amennyiben még a szervezet tagja, illetve még rendelkezik Ellenőr szerepkör jogosultsággal.
Döntési folyamatok:
- Jogorvoslati kérelem benyújtása
- Módosított záró tanúsítvány kiküldése
Kiküldésre kerülő értesítés szövege:
Tisztelt Címzett!\n Ezúton tájékoztatjuk, hogy a(z) ≪KOZBESZ_SZAMA≫ azonosítószámú és\n ≪KOZBESZ_TARGYA≫ megnevezésű közbeszerzésben változás történt:\n Ellenőrzés szakasza: ≪ELL_TARGYA≫ - ≪ELL_TIPUSA≫ - ≪ELL_SZAKASZA≫\n Esemény: Jogorvoslati kérelem vizsgálata (KFF)\n [ELKULDES_DATUMA]
Ajánlatkérő a jogorvoslati kérelmét a folyamat alatt bármikor visszavonhatja az ellenőrzés lezárásával.
Amennyiben egyetértünk a Záró tanúsítványban foglaltakkal, vagy véget ér KFF (és BEII) jogorvoslati folyamata, akkor az eljárást lezáró dokumentumokat (pl. kiküldött összegzést) az Eljáráslezáró dokumentumok megküldése funkciógombbal fogjuk tudni az ellenőrző szervezetnek megküldeni. Ekkor az ellenőrzés státusza: Záró szabályossági döntésre vár.
Az ellenőrző szervezet megvizsgálja, hogy a Záró tanúsítványnak megfelelően zártuk-e le az eljárását, erről döntést hoz, mely lehet szabályos vagy szabálytalan, és kiküldi a záró szabályossági döntést. A Záró szabályossági döntés megtalálható a Dokumentumok adatlapon. A szabályossági döntés megküldését követően az ellenőrzési szakasz státusza, amennyiben szabályos: Záró szabályossági döntés meghozva: Szabályos.
Ezzel ez az ellenőrzési szakasz lezáródott, további ellenőrzési szakasz indítására nincs szükség, csak akkor, ha szerződésmódosítás történik.
