A közbeszerzési eljárás megindítását követően a közbeszerzési eljárást a közbeszerzési eljárás során keletkezett dokumentumok vizsgálatával ellenőrzi az ellenőrző szervezet.
A Szabályossági ellenőrzés rögzítéséhez az Új ellenőrzés rögzítése űrlapon az Ellenőrzés tárgya legördülő mezőben a Közbeszerzés-t kell kiválasztanunk, majd az Ellenőrzés típusa mezőben pedig az ex-ante értéket. Az Ellenőrzés szakasza mezőben a Szabályossági ellenőrzés (256) értéket kell kiválasztani. A Kijelölt felelős ellenőrző szervezetnél a megfelelő szervezetet kell kiválasztanunk a legördülő listából.
Figyelmeztető üzenetben jelzésre kerül, ha a szabályossági ellenőrzés előtt nem történt támogathatósági, elszámolhatósági és műszaki szempontú ellenőrzés és/vagy közbeszerzési-elszámolhatósági minőségellenőrzés lefolytatásra.
Az Ellenőrzés indítása funkciógombbal elindíthatjuk az adott ellenőrzést, ekkor az ellenőrzés státusza Aktuális cselekmény értesítés lesz.
Az ellenőrző szervezetet valamennyi eljárási cselekményről haladéktalanul tájékoztatnunk kell, és az eljárás során keletkezett dokumentumokat meg kell küldenünk az ellenőrző szervet részére. A dokumentumok felcsatolását a Dokumentumok űrlapon végezhetjük, az eljárási cselekményeket pedig a megfelelő űrlapra vezessük fel. EKR-es eljárás esetén indítsunk adatátadást, hogy az EKR-be újonnan feltöltött dokumentumok és újabb lezárt eljárási cselekmények is átadásra kerüljenek a FAIR Közbeszerzés EPTK felületre. Az ellenőrzésen a Műveletek funkciógombon belül a Cselekmény értesítés küldése funkciógombbal értesítjük az ellenőrző szervet az új adatokról, dokumentumokról.
Ezt a Cselekmény értesítés küldése műveletet akárhányszor meghívhatjuk, mindaddig, amíg az értékelés során keletkezett minden dokumentum csatolva, ekkor a Cselekmény értesítés lezárása műveletre kattintunk, ugyanis ezzel lezárjuk az értesítések küldését, jelezzük ellenőrző szervezet részére, hogy kezdeményezzük a Záró tanúsítvány kiállítását. Ekkor az ellenőrzés Ellenőrzés folyamatban státuszba lép.
A tanúsítvány elkészítésére akkor indul az ellenőrző szervezet határideje, miután rögzítésre kerültek az eljárási cselekmények, csatolásra kerültek a kapcsolódó dokumentumok, és rögzítésre került a „Cselekmény értesítés lezárva” státuszt a FAIR KB EPTK oldalon.
Ezért ellenőrzés indítása és megnyitása esetén figyelmeztető üzenet került elhelyezésre a rendszerben (Ellenőrzés indítását követően az oldal betöltésekor / Ellenőrzések listázó Műveletek oszlopban) annak érdekében, hogy a szükséges lépéseket az Ajánlatkérő maradéktalanul elvégezze.
- KFF ellenőrző szervezet - Ellenőrzés indítása / megnyitása esetén:
A KFF szabályossági ellenőrzési határideje csak a "Cselekmény értesítés lezárása" gombra kattintva fog elindulni! (Ellenőrzések / Műveletek / „Cselekmény értesítés lezárása”)
- BM ellenőrző szervezet - Ellenőrzés indítása / megnyitása esetén:
A záró tanúsítvány kiállítása csak a „Cselekmény értesítés lezárása” műveletre kattintva kezdeményezhető! Az ellenőrzés határideje ekkor kezdődik.
Ellenőrző szervezet áttekinti a közbeszerzési eljárási cselekményeket, a benyújtott dokumentumokat, kérheti IH véleményét, végül kiállítja és megküldi a Záró tanúsítványt mely lehet támogató, nem támogató vagy feltételes támogató. Az ellenőrzés státusza Tanúsítvány megküldve, megküldött eljáráslezáró dokumentumok csatolására vár került.
A Dokumentumok űrlapon belül tekinthető meg a Záró tanúsítvány, melyet ellenőrző szervezet küldött meg a Műveletek funkciógombon belül a Dokumentum letöltése funkcióra kattintva.
Abban az esetben, ha nem értünk egyet a Záró tanúsítványban foglaltakkal vagy jogorvoslat miatt szükséges felülvizsgálni a záró tanúsítványt, akkor a szükséges dokumentumok felcsatolását követően a Záró tanúsítványhoz kapcsolódó észrevétel megküldése művelettel kérhetjük a záró tanúsítvány felülvizsgálatát, ekkor Észrevételezés kivizsgálása státuszba lép az ellenőrzés.
Ellenőrző szervezet a jogszabályban meghatározott határidőn belül vagy újabb Záró tanúsítványt küld az ajánlatkérő részére vagy fenntartja a korábbi tanúsítványban foglaltakat, ekkor újra Tanúsítvány megküldve, megküldött eljáráslezáró dokumentumok csatolására vár státuszba lép az ellenőrzés, de több észrevételezés már nem küldhető az ellenőrző szervezetnek.
Figyelem! Ez a működés a 2023. 10. 12-ig elindított szabályossági ellenőrzésekre érvényes.
2023. 10. 12 után elindított szabályossági ellenőrzések tekintetében változik a záró tanúsítvánnyal kapcsolatos felülvizsgálat menete. Megszüntetésre kerül a Záró tanúsítványhoz kapcsolódó észrevétel megküldése funkciógomb, helyette bevezetésre kerül a Jogorvoslati kérelem benyújtása funkciógomb, amelynek segítségével jelezni lehet KFF felé, ha nem fogadhatóak el a záró tanúsítványban foglaltak. Az ellenőrzés „Jogorvoslati kérelem bírálatára vár” állapotba kerül. KFF első körben saját hatáskörben vizsgálja meg a jogorvoslati kérelmet, ami alapján saját hatáskörben módosíthatja a tanúsítványt, vagy észrevételeivel együtt továbbíthatja a kérelmet a Belső Ellenőrzési és Integritási Igazgatóság (BEII) felé. Mind KFF, mind BEII kérheti a jogorvoslati kérelem hiánypótlását, illetve a kérelem kiegészítését. Amennyiben BEII kéri a kérelem kiegészítését, az a Jogorvoslati kérelem kiegészítése benyújtása funkciógombbal tehető meg a szükséges dokumentáció csatolását követően.
A rendszer a döntési folyamatokról az Ajánlatkérő és a KFF részére értesítéseket küld. Továbbá értesítést kap az eredeti szakmai minőségellenőrzésre utoljára kijelölt felelős ellenőr, amennyiben még a szervezet tagja, illetve még rendelkezik Ellenőr szerepkör jogosultsággal.
Döntési folyamatok:
- Jogorvoslati kérelem benyújtása
- Módosított záró tanúsítvány kiküldése
Kiküldésre kerülő értesítés szövege:
Tisztelt Címzett!\n Ezúton tájékoztatjuk, hogy a(z) ≪KOZBESZ_SZAMA≫ azonosítószámú és\n ≪KOZBESZ_TARGYA≫ megnevezésű közbeszerzésben változás történt:\n Ellenőrzés szakasza: ≪ELL_TARGYA≫ - ≪ELL_TIPUSA≫ - ≪ELL_SZAKASZA≫\n Esemény: Jogorvoslati kérelem vizsgálata (KFF)\n [ELKULDES_DATUMA]
Ajánlatkérő a jogorvoslati kérelmét a folyamat alatt bármikor visszavonhatja az ellenőrzés lezárásával.
Amennyiben a Záró tanúsítványban foglaltak elfogadhatóak (azaz nem történik észrevételezés vagy már megkaptuk az észrevételezésre a választ, illetve 2023. 10. 12. után indított ellenőrzések esetén lefolytatásra kerül a jogorvoslati folyamat), akkor az eljárást lezáró dokumentumok (pl. kiküldött összegzés) felcsatolását követően (vagy EKR-ből történő átküldést követően) az Eljáráslezáró dokumentumok megküldése művelettel lehet az ellenőrző szervezetnek megküldeni, ekkor az ellenőrzés Záró szabályossági döntésre vár státuszba lép.
Az ellenőrző szervezet megvizsgálja, hogy a Záró tanúsítványnak megfelelően zártuk-e le az eljárásunkat, erről döntést hoz, mely lehet szabályos vagy szabálytalan, és kiküldi a záró szabályossági döntését. A Záró szabályossági döntés megtalálható a Dokumentumok űrlapon. A szabályossági döntés megküldését követően az ellenőrzési szakasz státusza, amennyiben szabályos: Záró szabályossági döntés meghozva: Szabályos státuszba lép, ezzel ez az ellenőrzési folyamat lezáródik.
