A Kedvezményezettnek gyakran sok bizonylatot kell rögzítenie, főleg, ha több projekttel is pályázott. A számla másolás funkció célja, hogy a hasonló jellegű bizonylatok és tételek másolhatók legyenek és az egyedi azonosítók cseréjét kelljen csak megtenni ezzel egyszerűsítve a rögzítést.
A számlák és bizonylat összesítők másolása két módon történhet:
- elszámoló bizonylat és összesítő az összes tételével;
- vagy csak az elszámoló bizonylat- vagy összesítő tétel.
Előbbi az elszámoló bizonylat felületén, utóbbi pedig a tételen található meg, összesítő esetén is.
Ha új elszámolás kerül rögzítésre vagy szerkesztésre, akkor:
- egyrészt lehetséges bizonylatot és összesítőt másolni egy szerkesztés alatt lévő elszámoláson belül – további feltétel még, hogy a kiválasztott másolni kívánt bizonylat vagy összesítő „Rögzítés alatt” státuszú legyen.
- másrészt pedig szerződésen belül már korábban rögzített elszámolásból is – itt a feltétele az, hogy a másolni kívánt bizonylat vagy összesítő már beküldött elszámolásból csakis szerkeszthető elszámolásba másolható.
Ha a Kedvezményezett a „Bizonylat és tételek másolása” funkcióra kattint, akkor az általa választott bizonylatot vagy összesítőt és annak minden tételét a Vállalkozó(k) adatokat is beleértve (ahol releváns) másolja a rendszer. Ez esetben első lépésként ki kell választani a kívánt elszámolást, ahova a bizonylat kerüljön. A választó listában csak azok az elszámolások látszanak, melyek „Rögzítés alattiak”. (Vagyis korábban „lezárt” státuszú elszámolásba nem lehet bizonylatot, összesítőt másolni). A megfelelő elszámolás kiválasztása után megtörténik a másolás.
Fontos tudni, hogy a másolásoknál a bizonylat és az összesítő, illetve azok tételeinek minden eleme másolódik, kivéve a Forrásmegbontás tábla és a kapcsolódó csatolmányok, valamint A kapcsolódó, vetítési alapot tartalmazó bizonylat mező tartalma!
Bizonylat esetén a bizonylat sorszáma egy (Másolat xx) előtagot kap - számsorrendben követve egymást - amit a beküldés előtt természetesen ki kell törölni és a megfelelő számla sorszámmal helyettesíteni. Erre vonatkozóan hibaüzenet figyelmeztet:
Kérjük, javítsa az alábbi beviteli hibákat: A bizonylat másolása után javítani kell a bizonylat adatlapon a bizonylat sorszámát!
Ha bizonylat összesítő másolása történik, akkor megmarad az eredeti összesítő sorszám, aminek előtagja számsorrendben növekszik. A sikeres másolásról mindig a megszokott zöld sávban értesít a rendszer, és tájékoztat az új, másolt sorszámról is.
Van mód arra is, hogy csak a bizonylat tétel kerüljön másolásra. Ez esetben a „Bizonylat tétel másolása” funkcióra kattintva megjeleníti a rendszer az elszámolások listáját, ahova a feltételek mellett lehetséges másolni és ezek közül választható ki a kívánt elszámoláshoz kapcsolódóan az a bizonylat, ahova a másolt tétel kerüljön. A bizonylat tételeit illetően is hasonlóan, a tétel megnevezése kapja meg a (Másolat xx) előtagot, amit szintén szükséges módosítani. Ha pedig összesítő tételéről van szó, akkor a tételek megnevezése egy egyszerű számot kap, amik sorrendben követik egymást többszöri másolás esetén. Az alábbi hibaüzenet figyelmeztet a szükséges módosításról:
Hiba! A bizonylat tétel másolása után javítani kell az összesítő bizonylat tétel adatlapon a bizonylat sorszámát!
Elszámoló bizonylat tétel másolása esetén a "Kiválaszt" gomb megnyomásakor további ellenőrzés fut le. Hiba, ha az adott tétel sorában szereplő elszámoló bizonylat összesítő "Forrásmegbontás" táblázatában a "Támogatás - összesen - <prioritás> – <alap>" vagy "Támogatás - összesen - <prioritás> – <alap> – <régiókategória>" forráselem sorokon az "Összeg" oszlopban szereplő értékek összege nagyobb vagy egyenlő, mint az adott konstrukcióhoz a felhívásban szerepelő és Támogató által megadott értékhatár. Hibaüzenet tartalma:
A(z) „<az adott [Kiválasztás] gomb sorában szereplő elszámoló bizonylat összesítő ’Összesítő sorszáma’>” sorszámú elszámoló bizonylat összesítő támogatástartalma a forrásmegbontás táblázata alapján <X> Ft, ami nagyobb vagy egyenlő, mint a Felhívás által meghatározott, „<az ’Összesítő típusa’ mezőben szereplő érték>” támogatástartalmának értékhatára (<Y> Ft), ezért további tétel nem rögzíthető ezen az elszámoló bizonylat összesítőn.
A hibaüzenetben az:
- X: az adott tétel sorában szereplő elszámoló bizonylat összesítő "Forrásmegbontás" táblázatban a "Támogatás - összesen - <prioritás> – <alap>" vagy "Támogatás - összesen - <prioritás> – <alap> – <régiókategória>" forráselem sorokon az "Összeg" oszlopban szereplő értékek összege
- Y: támogatástartalom maximum értékhatára.
A szerkesztés végeztével az elszámolás beküldése, illetve annak teljes ellenőrzése esetén, ha mégsem került javításra a bizonylat, összesítő, illetve azok tételeinek sorszáma, megnevezése, akkor a hibaüzenet alapján javítani szükséges.
