A támogatási igény benyújtása során a Támogatást igénylőnek projektszintű mérföldköveket kell meghatároznia, amelyet a projekt megvalósítása szempontjából jelentős időpontban, jelentős esemény megtörténtekor vagy a projekt megvalósítása révén elért szakmai vagy műszaki eredmény felmerülésekor érhet el.
A 2014–2020 programozási időszakban az egyes európai uniós alapokból származó támogatások felhasználásának rendjéről szóló 272/2014-es Kormányrendelet 120.§. 1.) bekezdése értelmében:
„A kedvezményezett a támogatási szerződésben foglalt ütemezés szerinti mérföldkövek elérését követő tizenöt napon belül köteles időközi kifizetési igénylésben beszámolni a projekt keretében felmerült és elszámolni kívánt költségekről, a projekt pénzügyi előrehaladásáról, valamint a kifizetési igénylés részeként benyújtott szakmai beszámoló keretében a műszaki-szakmai előrehaladásának bemutatásával a projekt eredményességéről, valamint hatékonyságáról.”
Az NKFIA fejlesztési programfa alá eső konstrukciók esetén, melyek hazai felhívásokat kezelnek, a szakmai beszámolók benyújtási határideje a hatályos szerződésben fogalt mérföldkő elérését követő 30 napon belül esedékes.
Szakmai beszámolót kizárólag a mérföldkő elérését követően kell rögzíteni, tekintettel arra, hogy a Kormányrendelet lehetőséget ad időközi kifizetési igénylés benyújtására a projekt keretében felmerült költségek elszámolása érdekében mérföldkövek között is, ekkor a szakmai beszámoló nem képezi a kifizetési igénylés részét, csupán egy szöveges összefoglalót kell készíteni a kifizetési igényléshez.
A projekt fizikai befejezését tekintjük az utolsó mérföldkőnek többszöri elszámolók esetén (egyszeri elszámolóknak egy záró beszámolójuk van egy mérföldkővel).
Utolsó mérföldkő elérése után záró kifizetési igényt kell benyújtani a megadott határidőn belül, aminek részét képezi a záró szakmai beszámoló is.
A Széchenyi 2020-as fejlesztési programfa alá tartozó konstrukciók esetén a záró szakmai beszámoló kivételt képez a 15 napos benyújtási kötelezettség alól. Benyújtási határideje nem a mérföldkő elérésének dátumához igazodik, hanem a záró kifizetési igényéhez, mivel a kettő csak együtt adható be. A Záró elszámolás beküldésével a záró beszámoló is automatikusan beküldésre kerül!
A záró kifizetési igény benyújtásának határideje a Szerződés adatlapon (Projekt szakmai tartalma menüponton belül) található „Záró elszámolás benyújtásának határideje” mezőben szereplő időpont, mely egyúttal a záró szakmai beszámoló benyújtási határidejét is jelenti.
Hangsúlyozandó, hogy ha egy záró beszámolóból időközi beszámoló lesz, akkor a beszámoló benyújtási határideje ismét a mérföldkő időpontja + 15 napra változik! Valamint fontos kiemelni, hogy ha már van beküldött záró beszámoló, akkor a benyújtási határideje abban az esetben sem fog változni, ha a szerződésmódosítás hatálybalépésekor a Záró elszámolás benyújtásának határideje módosult.
A Szakmai előrehaladás (korábban Szakmai beszámolók) menüpont alatt rögzíthetők a „Mérföldkövekhez kapcsolódó Szakmai Beszámolók” és a „Fenntartási jelentések”. A menüponton belül van továbbá lehetőség kifogás benyújtására, amennyiben a beküldött beszámolókkal kapcsolatban elutasító döntés született (ennek pontos részletei a Kifogáskezelés fejezetben olvashatóak).
A „Mérföldkövekhez kapcsolódó Szakmai Beszámolók” funkció megnyitásával juthatunk el a beszámolókat rögzítő felületre a beszámolók listáján keresztül. A mérföldkövek listájában:
- „Beszámoló állapota” oszlop mutatja meg a mérföldkövek/beszámolók aktuális állapotát (pl.: Rögzítés alatt; Hiánypótlás alatt, Beérkezett stb.).
- minden beszámoló sor végén egy ikon jelzi, hogy mely mérföldkőhöz tartozó beszámoló szerkeszthető (ceruza) vagy megtekinthető (könyv).
- látható, hogy mikor éri el a mérföldkövet a projekt, hogy milyen határidővel kell benyújtani a Támogató szervezet felé, illetve a beküldést követően annak dátumát és a kapcsolódó elszámolás sorszámát.
- többszöri elszámolók esetén a beszámolókat tartalmazó listát az oszlopok szerinti tetszőleges sorba rendezéssel lehet változtatni.
- egyszeri elszámoló esetén egy záró szakmai beszámolót tartalmazhat a lista.
A „Beszámolók” funkció lista felületén, ha már számos elem látható, akkor érdemes használni a „Keresési” lehetőségeket.
- Keresési, rendezési és exportálási lehetőségek
Az említett listán két típusú kereső lehetőséget különböztetünk meg, eltérő működéssel:
- „Összes oszlopban keresés”: A listák felületén, „középen” található „összesített” kereső mező, mely segítségével az összes oszlopban kereshetünk számra, betűre és szimbólumra egyaránt. A keresés eredménye a találati listában jelenik meg. Ha például a rákeresünk az egyik szakmai beszámolóra, a találati listában az összes lehetséges oszlopban megjelöli a rendszer a keresésnek megfelelő értékeket.
- „Keresés”: Az oszlop megnevezések alatt közvetlenül megtalálható kereső mező segítségével tovább szűkíthető a találati lista. A mezőben kereshetünk egyaránt számra, betűre és szimbólumra is, továbbá egyszerre több keresési feltételt is megadhatunk a pontosabb találati lista készítése érdekében.
A beszámolók listában megjelenő oszlopok számát tetszés szerint alakíthatjuk, csökkenthetjük a „Megjelenítendő oszlopok” funkció segítségével. A funkcióban található oszlop megnevezésekkel megegyező gombokra kattintva tudjuk személyre szabni a listánkat, amit a rendszer akkor is megjegyez, ha elhagyjuk a felületet, vagy kijelentkezünk.
Ha a „Megjelenítendő oszlopok /Mind” funkcióra kattintunk, akkor visszakaphatjuk az „eredeti” lista tartalmat.
Lehetőségünk van arra is, hogy a listában megjelenő oszlopokat rendezzük növekvő „
” , vagy csökkenő „
” sorrendben. Ehhez az oszlopok jobb felső sarkában található jelölő négyzetre kell kattintanunk vagy csak az oszlop címére. A funkció arra szolgál, hogy azonos kategóriá(ko)n belül sorrendbe rendezzük a lista tartalmát. Fontos tudni, hogy a rendező funkciót akkor van értelme használni, ha van olyan kategória, amiben több elem található, ugyanis csak ezen belül értelmezhető a sorrendbe állítás. A rendezést több oszlopra is kiterjeszthetjük a „SHIFT” billentyű és az oszlop jobb sarkában található jelölőnégyzet megnyomásával.A találati lista elemei exportálhatók, többféle lehetőség is rendelkezésre áll: CSV, Excel.
A szakmai beszámoló lista felületén megjelenik egy figyelmeztető üzenet, mely felhívja a felhasználó figyelmét módosítási igény ellenőrzésének szükségességére:
Kérjük, beküldés előtt ellenőrizze a szerződésben meghatározott mérföldkő adatokat, és amennyiben a tényleges változások miatt szükséges, még a beszámoló/elszámolás benyújtását megelőzően nyújtson be szerződésmódosítási igényt! Beküldést követően már nincs lehetőség az érintett mérföldkő sorszámának módosítására. Tovább a módosítási igény bejelentő felületre.
A figyelmeztető üzenet a beszámoló szerkesztése alatt is végig olvasható. A figyelmeztető üzenet „Tovább a módosítási igény bejelentő felületre” része linkként funkciónál, és rákattintva a Szerződés/Módosítási igények főoldalára navigálja a felhasználót, ahol eleget tehet a bejelentési kötelezettségének.
A beszámolók listájában a beszámolók szerkesztésére vagy megtekintésére vonatkozó műveleti gomb mellett helyet kapott a PDF letöltése ikon. Az ikonra kattintva az adott beszámoló PDF formátumú generálása történik meg. A PDF tartalmazza a Beszámoló összes űrlapjának adatait a következő sorrendben:
- Projekt azonosító adatai;
- Beszámoló azonosító adatai;
- Beszámoló rövid összefoglaló;
- Műszaki-szakmai eredmény;
- Monitoring mutatók;
- Tájékoztatás és nyilvánosság;
- Csatolt dokumentumok listája.
A PDF tartalmazza továbbá:
- A beszámoló aktuális állapotát, tehát:
- Rögzítés alatt;
- Beküldött;
- Hiánypótlás alatt;
- Elfogadott;
- Elutasított;
- Elutasított következménnyel;
- A kapcsolódó mérföldkő dátumát;
- Benyújtási határidőt;
- Beküldés dátumát;
- Hiánypótlás beküldésének dátumát.
A PDF mindig az aktuális állapotnak megfelelően kitöltött adatlapok adataival kerül generálásra, az adott adatlap táblázatos formában, külön-külön történő megjelenítésével. Amennyiben nem került rögzítésre adat még a beszámolóban, abban az esetben üresen jelennek meg a tölthető mezők, de a táblázatokat ettől még tartalmazza a letöltött dokumentum.
A PDF generálása aszinkron módon történik, az ikonra kattintást követően figyelmeztető üzenet jelenik meg:
A kért adatok exportálása sikeresen elindult. Rendszerüzenetben értesítjük az exportálás eredményéről.
Ha a rendszer végzett a generálással, arról rendszerüzenetben értesül a kezdeményező felhasználó, amely egyben tartalmazza a letöltést elindító linket is. A beérkező rendszerüzenet tárgyában szerepel a projektazonosító és a beszámoló sorszáma: Rendszerüzenet – Elkészült <kiválasztott beszámoló sorszáma >. sz. <kiválasztott beszámoló típusa > PDF a <kiválasztott szerződés száma>. sz. szerződésre vonatkozóan.
Az elkészült PDF állomány nem kerül mentésre a dokumentumtárban.
- Koronavírus-járvány okozta veszélyhelyzet következtében kidolgozott intézkedés csomag
A koronavírus-járvány okozta veszélyhelyzet következtében kidolgozott intézkedés csomag az időközi szakmai beszámolók benyújtási határidejét is érintették. A 2020.04.10-én élesedett fejlesztés keretében minden olyan időközi szakmai beszámoló benyújtási határideje, melynek időpontja 2020.03.11. utánra esett, meghosszabbításra került további 90 nappal az eredetileg is rendelkezésre álló 15 napon felül, tehát így a mérföldkő elérését követően 105 napra (90+15) módosult az időközi beszámoló benyújtási határideje.
Az intézkedési csomag a beszámolóval nem érintett mérföldkövek elérésének tervezett dátumára is kiterjedt (ha ez a dátum 2020.03.11. utáni), határideje automatikusan meghosszabbításra került 90 nappal, amennyiben nem nyilatkozott a kiküldött rendszerüzenet keretében a Kedvezményezett a projekt mérföldkő és fizikai befejezés határidő hosszabbítás elutasításáról.
Azon projektek esetén, ahol a mérföldkő elérésének tervezett dátuma nem változott, a kapcsolódó beszámoló benyújtási határidejénél továbbra is a plusz 90 nappal megnövelt dátum marad(t) érvényben (a 2020.04.10-i fejlesztés eredményeképpen) !Ugyanez igaz azokra a projektekre is, ahol módosult a mérföldkő elérésének tervezett dátuma + 90 nappal, csak a különbség a két eset között az, hogy az előbbinél 105 nap, az utóbbinál 15 nap különbség van a mérföldkő elérésének tervezett dátuma és a beszámoló benyújtási határideje között.
Kiemelendő, hogy a határidő hosszabbítás nem érinti az Egyedi beszámolókat, , és nem vonatkozik a (folyamatban lévő) hiánypótlásokra sem!
Fontos hangsúlyozni, hogy a határidő hosszabbítások átvezetését követően továbbra is a 15 napos benyújtási határidő számítás marad érvényben, tehát minden módosuló és létrejövő új mérföldkő esetén a mérföldkő elérésének tervezett határidejéhez képest automatikusan +15 napos benyújtási határidővel generálja a beszámolási kötelezettséget a rendszer időközi beszámolók esetén. A mérföldkő tervezett időpontjához kapcsolódó ellenőrzések figyelmeztető típusúra módosultak a korábbi hibaüzenet helyett.
A koronavírus-járvány okozta veszélyhelyzet következtében kidolgozott intézkedéscsomag részeként a „Záró elszámolás benyújtási határideje” is 90 nappal automatikusan meghosszabbításra került.
Fontos! Amennyiben a záró elszámolás benyújtási határideje 2020.03.11-nél korábbi, akkor nem történik módosítás!A határidő meghosszabbítása a hatályos szerződésben, vagy, ha folyamatban van szerződésmódosítás, akkor a munkapéldányban kerül átvezetésre.
