Finanszírozás modulban Elszámolás rögzítésekor az elszámolás adatlapon (mely a következő lépéssorozattal érhető el: EPTK/ Projektjeim/Finanszírozás/Elszámolások/Új elszámolás rögzítése/Új időközi-/záró elszámolás rögzítése) kötelezően meg kell adni arra a kérdésre a választ, hogy Mérföldkőhöz kötött-e az elszámolás vagy sem. Igen válasz esetén ki kell választani a következő Beszámoló mező legördülő menüjéből a releváns beszámolót. Ezzel a lépéssel kerül összekapcsolásra az elszámolás a beszámolóval.
Adott konstrukció paraméterezésétől függ, hogy az elszámolás csak a beszámolóval együtt küldhető-e be, vagy az elszámolás és a beszámoló külön mozog. Ennek megfelelően az elszámolás rögzítésekor a konstrukció sajátosságainak megfelelően a rendszer korlátozza a "Mérföldkőhöz kötött" és Szakmai beszámoló" mezők tölthetőségét:
- Önálló beszámolós valamint az 1 mérföldkövet tartalmazó projektek időközi elszámolásánál nem választható ki mérföldkő kötöttség: Ebben az esetben a Mérföldkőhöz kötöttség automatikusan "Nem" és a Beszámoló mező automatikusan a "Nincs kiválasztva" értéket veszi fel inaktív formában.
- Időközi beszámolóhoz kötött időközi elszámolás esetén továbbra is választható a mérföldkőhöz kötöttség, azonban ha ez a mező "Igen" értékkel jelölt, akkor a szakmai beszámolók listában kizárólag azon szakmai beszámolók jelennek meg, melyek még nem kerültek beküldésre. (Tehát nem szerepelnek az egyedi beszámolók és a már beküldött időközi beszámolók.)
- Záró elszámolás esetén a mérföldkőhöz kötöttségnél automatikusan "Igen" jelenik meg, a Beszámoló mezőben csak az aktuális záró beszámoló választható ki. Tehát a záró elszámolás és beszámoló mindig együtt mozog, így a Záró elszámolás beküldésével a záró beszámoló is automatikusan beküldésre kerül!
Az elszámolás teljes ellenőrzéskor megjelenő figyelmeztető üzeneteket is érdemes áttekinteni, elolvasni, mert előfordulhat, hogy az átolvasása után derül ki a Felhasználó számára, hogy valóban elfelejtett csatolni, rögzíteni a beszámoló csomaggal kapcsolatban valamilyen dokumentumot, információt.
Példa: KEHOP-0.0.0-15-2015-xx projekt 1. számú elszámolás és 6. beszámoló teljes ellenőrzésének eredménye:
Kérjük, a 'Projekt tényleges fizikai befejezése' mező ellenőrzését. Amennyiben módosult a projekt befejezés dátuma, kérjük annak átvezetését!
Kérjük, a 'Projekt tényleges kezdet dátuma' mező ellenőrzését. Amennyiben módosult a projekt kezdő dátuma, kérjük annak átvezetését!
Találkozhatunk olyan ellenőrzési listával is, ahol kizárólag figyelmeztetéseket küld a rendszer a Felhasználó számára. Mivel hibát nem tartalmaz a lista, a beküldés megkezdhető a korrekciók elvégzése nélkül is.
Az ellenőrzés során felsorolt hiányosságok pótlását, az adatrögzítések javítását követően a hibátlan rögzítésről a már ismert sikeres üzenet jelenik meg.
Beszámoló beküldése
A kifizetési igénylési csomagot a Finanszírozás modul / Elszámolások funkciójában található Beküldés gomb megnyomásával tehetjük meg.
A Beküldés gomb csak az aktuális elszámolás szerkeszthető módjában érhető el, megtekintés funkcióban nem látszódik a felületen.
Amennyiben az elszámolás rögzítését meg kell szakítani a beküldés előtt, az elszámolások listából lehet újra megnyitni szerkesztésre. Ekkor az Elszámolás szerkeszthető, módosítható státuszba kerül, a Beküldés gomb a Teljes ellenőrzéssel, valamint a Törlés gombokkal együtt pedig aktívvá válik. Ellenőrzés során a rendszer lefuttatja az ellenőrzéseket és amennyiben olyan szerződésmódosítási igény van folyamatban, amelyben a felhasználó törölte a beszámolóhoz tartozó mérföldkövet, hibaüzenetet jelez és a beszámoló nem küldhető be.
Beküldéskor lefutnak a beépített ellenőrzések, valamint a rendszer azt is vizsgálja, hogy van-e olyan beküldött, végleges döntéssel nem rendelkező szerződésmódosítási igény folyamatban, amelyben az ebben a beszámolóban/fenntartási jelentésben megadott valamely monitoring mutató tényadathoz tartozó cél adatot töröltek. Ha igen, akkor hibaüzenet jelenik meg annyiszor, ahány céladat sort érint a törlés. Hibaüzenet tartalma:
Olyan módosítási igény van folyamatban, amelyben "<Monitoring mutató neve>” monitoring mutató <monitoring mutató céldátuma> céldátumú sora törlésre került. Amennyiben a beszámolót/jelentést beküldi, a monitoring mutató céladatokra vonatkozó módosítások mindegyike elutasításra fog kerülni a módosítási igényben!
A Beküldés gombra kattintva a rendszer még egy megerősítést kér a Felhasználótól:
Kérjük, beküldés előtt ellenőrizze a szerződésben meghatározott mérföldkő adatokat, és amennyiben a tényleges változások miatt szükséges, még a beszámoló/elszámolás benyújtását megelőzően nyújtson be szerződésmódosítási igényt! Beküldést követően már nincs lehetőség az érintett mérföldkő dátumának és sorszámának módosítására!
A figyelmeztető üzenet tartalmaz két funkciógombot is, így a felhasználó választhat, hogy továbblép a beküldésre: „Megértettem, nem szükséges módosítás, tovább a beküldésre”, vagy visszalép és ellenőrzi a beszámoló adatait, s ha szükséges, módosítást nyújt be: „Visszalépés, ellenőrzöm a beszámoló adatait”. A figyelmeztető üzenet akkor is megjelenik, ha Finanszírozás modulból, illetve akkor is, ha a Szakmai beszámolók menüjéből indítjuk a beküldést.
A beküldési szándékot az igen válasszal is megerősítve a Beszámoló az elszámolással együtt beküldésre kerül a Támogató Szervezet részére az EUPR-be, aminek sikerességéről a rendszer a szokásos módon értesíti a Felhasználót.
