Az e-Posta - Küldeményeim funkció célja, hogy lehetővé tegye a moduloktól és eljárásrendi pontoktól független rugalmas elektronikus kommunikációt az IH szervezetek és a támogatást igénylők / kedvezményezettek között. A funkcióban egyfelől az IH szervezetek kezdeményezhetnek támogatási kérelemhez, illetve projekthez kapcsolódóan dokumentumcsomag küldést támogatást igénylőnek / kedvezményezettnek, aki erre válaszküldeményt küldhet. Másfelől a támogatást igénylő / kedvezményezett is kezdeményezhet EPTK oldalon fenti feltételekkel dokumentumcsomag küldést IH szervezetek részére.
Kérjük, hogy az állomány (dokumentumcsomag) feltöltése során fokozottan ügyeljen a következőkre:
- A FAIR pályázói szabályzat 3.1. pontjában az állományok feltöltésével kapcsolatos előírások betartására (EPTK/Súgó menüpont alatt elérhető);\n - Fájlcsatolás fejezetben nevesített méret és formátumkorlátok figyelembe vételére.
Az e-Posta küldemények és az azokra adott válaszok beküldéséről/érkezéséről a korábbi rendszerüzenetek mellett a továbbiakban e-mailes értesítést is kap az érintett címzetti kör. Részletesebb leírás az e-Posta küldemények listája, küldemények kezelése fejezetben olvasható.
Felhívjuk a figyelmet, hogy az e-Posta funkció a FAIRApp alkalmazásban is elérhető.
- e-Posta küldemények listája, küldemények kezelése
1. Támogatási kérelem kiválasztása
Az e-Posta küldemények listája és a küldemények kezelése az EPTK felső menüsorából, az "e-Posta - Küldeményeim" funkcióra kattintva érhető el. A funkcióba lépve a listafelületen megjelennek az adott felhasználóhoz kapcsolódó támogatási kérelmek, amelyek közül első lépésként ki kell választani azt a sor végén szereplő nagyító ikon segítségével, amelyhez kapcsolódó küldeményt kezelni szükséges. A kiválasztást az alábbi információk segítik:
- Projekt száma (támogatási kérelem azonosítója);
- Létrehozás, illetve Benyújtás dátuma;
- Konstrukció kódja;
- Megnevezés/projekt címe;
- Támogatást igénylő neve;
- Támogatási kérelem állapota (Státusz).
A "Keresés" opció segítségével a lista szűkíthető, pl. a Projekt száma alapján.
A támogatási kérelem kiválasztását követően megjelenik a projekthez tartozó küldemények listája, illetve az új küldemény küldésére szolgáló felület.
2. Küldemény kiválasztása
A küldemények listafelületén megjelennek a kiválasztott projekthez tartozó küldemények az alábbi információkkal:
- Küldemény tárgya: az e-Posta adatlapon rögzített „e-Posta küldemény tárgya” mező értéke;
- Feladás helye: EPTK oldalon rögzített e-Posta küldemény esetén = EPTK, az IH által feladott e-Posta küldemény esetén = EUPR;
- Benyújtva/Beérkezett: EPTK oldalról benyújtott e-Posta küldemény benyújtási dátuma vagy IH oldalról beérkezett e-Posta küldemény beérkezési dátuma;
- Kézbesítési vélelem kalkulált időpontja: csak a támogató által küldött küldemények esetén releváns. Az adott program (pl. Széchenyi Terv Plusz vagy RRF) szinten meghatározott kézbesítési vélelem napszám alapján számított dátum értéket mutatja meg. Azaz azt a dátumot, amikor átvétel hiányában várhatóan beáll a kézbesítési vélelem.
- Átvétel módja, ideje:
- Amennyiben az EPTK oldalon a felhasználó átvette az e-Posta küldeményt úgy az „Átvett, *átvétel időpontja*” érték jelenik meg,
- Amennyiben a felhasználó nem vette át a küldeményt és kézbesítési vélelem állt be, úgy a „Kézbesítési vélelem, *kézbesítési vélelem beálltának időpontja*” érték jelenik meg,
- Amennyiben a küldés EPTK-ról történt, úgy az „Átvett” érték jelenik meg.
- Válasz benyújtva / Válasz beérkezett: EPTK oldalról benyújtott e-Posta küldemény benyújtási dátuma vagy IH oldalról beérkezett e-Posta küldemény beérkezési dátuma;
- Válasz átvétel módja, ideje:
- Amennyiben az EPTK oldalon a felhasználó átvette a választ úgy az „Átvett, *átvétel időpontja*” érték jelenik meg.
- Amennyiben a felhasználó nem vette át a választ és kézbesítési vélelem állt be, úgy a „Kézbesítési vélelem, *kézbesítési vélelem beálltának időpontja*” érték jelenik meg.
- Amennyiben a küldés EPTK-ról történt, úgy az „Átvett” érték jelenik meg.
Amennyiben van már EPTK-ról beküldött vagy EPTK-ra kiküldött küldemény, úgy az az adott sor végén elérhető ikonok segítségével tekinthető meg, illetve szerkeszthető abban az esetben, ha a státusza lehetővé teszi. Az egyes küldeményekről a listafelületen megjelenő információk megegyeznek a keresési lehetőségek között szereplő szempontokkal.
A küldemények között lehetőség van keresni is, az erre szolgáló "Keresés" funkció segítségével. Figyelem! Az "Átvétel módja, ideje" oszlophoz a "Átvétel módja", a "Válasz átvétel módja, ideje" oszlophoz a "Válasz átvétel módja" keresési szempont tartozik.
3. Új küldemény
Új küldemény küldésére az "Új küldemény" funkció segítségével van lehetőség. A felületen kitöltendő adatok:
- Érintett Támogatást igénylő / Kedvezményezett: kötelezően kitöltendő, a listában a támogatást igénylő és a konzorciumi tagok jelennek meg;
- e-Posta küldemény tárgya: kötelezően kitöltendő, max. 250 karakter rögzíthető;
- Csatolt dokumentumok: kedvezményezett kiválasztását és a tárgy mentését követően jelenik meg, és küldeményként maximum 1 fájl csatolható az érintett fájl behúzásával. Az erre vonatkozó figyelmeztető üzenet az oldal tetején végig látható: "Figyelmeztetés: e-Posta EPTK-ra küldéséhez kötelező fájlt csatolni. Küldeményenként maximum 1 darab fájl csatolható!"
Küldemény / csatolt dokumentum törlése:
Küldemény törlése esetén – felugró figyelmeztetés megerősítése után - a rögzített küldemény adatlapot sztornózza a rendszer, a fókusz visszatér a küldemény listába. A sztornózott elemek a továbbiakban már nem jelennek meg a listában. Csatolt dokumentum törlése esetén a rendszer sztornózza a dokumentumot és a továbbikban nem lesz elérhető.
Ellenőrzések:
- Érintett Támogatást igénylő / Kedvezményezett kiválasztása kötelező, hibaüzenet: "Érintett Támogatást igénylő / Kedvezményezett kiválasztása kötelező"
- e-Posta küldemény tárgya mező kitöltése kötelező, hibaüzenet: "Az e-Posta küldemény tárgya mező kitöltése kötelező!"
- Küldemény EPTK-ra küldéséhez kötelező 1 dokumentum feltöltése: "Küldemény küldéséhez kötelező 1 db dokumentum felcsatolása!"
- A küldemény vagy csatolmány törlésére beküldést követően már nincs lehetőség.
Az adatok teljeskörű kitöltését követően a küldemény beküldhető az IH-nak a "Beküldés" opció segítségével, amellyel párhuzamosan automatikusan megtörténik a küldemény Dokumentumtárba mentése is.
A beküldésről rendszerüzenetet kap EUPR oldalon az érintett projekthez, illetve a projekt szerinti konstrukcióhoz kijelölt Szerződéskezelés modulfelelős és modulfelelős helyettes – amennyiben hatályos támogatási szerződés esetén kijelölésre kerültek; vagy amennyiben a projekt nem rendelkezik hatályos szerződéssel, illetve kijelölt szerződés modulfelelőssel, akkor a konstrukcióhoz kijelölt Projekt kiválasztás és döntés modulfelelős és modulfelelős helyettes. EPTK oldalon pedig az EPTK oldalon a küldeményt / válaszküldeményt beküldő felhasználó.
A rendszerüzenet mellett e-mail értesítés is érkezik a fentebb részletezett érintett címzetti körhöz.
4. Válasz
Amennyiben az IH e-Posta küldeményt küld, a rendszer értesítést küld. A levél címzettjei, akiknél a rendszerüzenet az EPTK / Üzenetek funkcióban megjelenik: az érintett szervezetként megjelölt konzorciumi tag szervezet kapcsolattartója, projektkezelője, amennyiben EPTK felhasználók, van fiókjuk és hozzáférnek a projekthez. Valamint akár konzorciumos, akár nem konzorciumos projektnél minden esetben a támogatást Igénylő / kedvezményezett szervezet kapcsolattartója, akik a projekt vonatkozásában egyébként is értesítéseket kapnak. A rendszerüzenet mellett e-mail értesítés (rendszerüzenet érkezett, lépjenek be az EPTK felületre) is érkezik a fentebb részletezett érintett címzetti körhöz.
Az IH-tól beérkezett küldeményre a "Válasz" funkció segítségével lehet válaszdokumentumot küldeni. Válaszadáskor megnyíló felület tartalmazza a küldemény alapadatait, az IH által csatolt dokumentumot és itt van lehetőség a válaszdokumentum csatolására is, majd a "Beküldés" segítségével beküldeni a választ. Amennyiben Felszólítás köztartozás-mentes adóigazolás benyújtására küldeményre szükséges választ adni, úgy az kétféle módon lehetséges:
- amennyiben a kedvezményezett szárazbélyegzővel ellátott, papír alapú adóigazolást kap, úgy azt postai úton továbbítja az IH részére
- amennyiben elektronikusan hiteles adóigazolást kap, akkor azt az e-Posta küldeményre válaszul.
Ellenőrzés:
Válaszküldemény küldéséhez kötelező 1 dokumentum feltöltése, hibaüzenet: "Válaszküldemény küldéséhez kötelező 1 db dokumentum felcsatolása!"\n 5. Export
Az EPTK többi listafelületéhez hasonlóan a küldemények listája is exportálható a listafelületen megjelenő adattartalommal.
- e-Posta küldemények a Dokumentumtárban
Az e-Posta küldemények a Dokumentumtárban külön, ún. "e-Posta - küldeménykezelés" mappában jelennek meg.
A mappába lépve a rendszer már csak az e-Posta küldeményeket listázza az alábbi tartalommal:
- File neve
- Modul
- Leírás
- Megnevezés
- Feltöltés dátuma
- Feltöltés helye
- Dokumentum mérete (KB).
Adott dokumentum kiválasztását megszokott módon "Keresés" funkció segíti.
