Dokumentumtár

A rendszer főoldalának bal oldali menüsorában, annak legalsó funkciógombjaként jelenik meg a folyamatosan elérhető „Dokumentumtár” funkció.

A Dokumentumtár funkció tartalmazza és listaszerűen felsorolja a bejelentkezett felhasználó által kezelt, kiválasztott projekthez kapcsolódó valamennyi, az EPTK felületen felcsatolt dokumentumot. Ezen felül elérhetőek a listában azok a dokumentumok is, amelyeket a támogató engedélyezett.

Figyelem! A rendszerüzenetekhez csatolt dokumentumok az átvételt / kézbesítési vélelem beálltát követően érhetőek el a Dokumentumtárban. Ez érinti az általános hiánypótlás funkciókat (Projektkiválasztás, Szerződéstervezet, Előlegigény, Nyomonkövetés, Fenntartás és projektkiválasztás modulban a tisztázó kérdést), az elszámolás döntést, a szerződésmódosítás hiánypótlást, a TO kibocsátási dokumentumok hiánypótlást és a Szabálytalansági vagy egyéb dokumentumokat.

A Dokumentumtár funkció megnyitható külön lapfülön vagy külön ablakban is, akár több példányban is a böngészőben választott opció szerint, így lehetőség van az EPTK rendszer használatával párhuzamosan a kapcsolódó dokumentumok listázására is.

A dokumentumlista elemei – a fájlok rendelkezésre álló tulajdonságai szerint – kereshetőek és megtekinthetőek, a dokumentumok egyedileg és csoportosan is letölthetőek.

Dokumentumtár főmenüpontra kattintva egy listaablakban megjelenik a bejelentkezett felhasználó által kezelt projektlista, ugyanaz, mint amelyet a Projektjeim funkció alatt láthat.

A megjelenő oszlopok az alábbiak:

• • Projekt száma
  • Létrehozás dátuma
  • Benyújtás dátuma
  • Konstrukció kódja
  • Megnevezés
  • Támogatást Igénylő
  • Státusz
  • Nagyító ikon, mely az adott dokumentum megtekintését szolgálja.

Keresni a listában az alábbi keresési feltételek mentén lehet:

• • Projekt száma
  • Támogatást Igénylő neve
  • Támogatási kérelem állapota
  • Megnevezés/projekt címe
  • Konstrukció kódja

A lista az EPTK többi listás felületével megegyező módon sorba rendezhető, exportálható, lapozható.

A projektet kiválasztva megnyílik a projekthez kapcsolódó valamennyi, az EPTK felületen felcsatolt dokumentum, valamint a Támogató által engedélyezett fájlok.

A Dokumentumtárban elérhető fájlok egységes mappanézet struktúra szerint kerülnek csoportosításra: az automatikusan vagy manuálisan feltöltött dokumentumok típusonként mappákba rendszerezve is megjeleníthetőek, kereshetőek és szűrhetőek.

A „Mappanézet választása” panel a „Keresés a listában” mezőcsoporthoz hasonlóan becsukható és kinyitható.

A kiválasztott projekt vonatkozásában a mappanézet dinamikusan leképezi a projekt eljárásrendi történetét:

• Egyrészről csak azok a mappák jelennek meg, amelyek relevánsak a projekt életútja szempontjából, és az adott szinthez tartozik csatolt fájl;
• Másrészről annyi szerződésmódosítás, elszámolás, hiánypótlás, stb. almappa jelenik meg a listában, ahány szerződésmódosítást, elszámolást, hiánypótlási kört stb. rögzítettek a projekthez.

A könyvtárstruktúra legfelső szintjén a „Teljes dokumentumlista” nézet jelenik meg: a linkre kattintva minden fájlt kilistáz a rendszer, amely a kiválasztott projekthez tartozik.

Az alsóbb mappaszintek az elnevezésüknek megfelelő dokumentum tartalmú szűkített fájllistát jelenítik meg.

A dokumentumok az érintett modul és csatolási hely (mely funkcióhoz kapcsolódóan csatolták a fájlt) meta adatai alapján automatikusan kerülnek besorolásra a megfelelő mappákba, illetve almappákba.

Minden projekt esetén – annak életútjától függetlenül –megjelenhet a fastruktúrában az „Egyéb”elnevezésű mappa illetve a „Mappához nem rendelt fájlok” nézet.

Az „Egyéb” mappa azon fájloknak nyújt gyűjtőhelyet, melyek egyrészről a Támogató által kerültek csatolásra EUPR-ben, és megítélése szerint a Támogatást igénylő/Kedvezményezett számára megtekinthető, az engedélyezett dokumentumok körébe tartoznak, másrészről a meglévő mappákhoz nem besorolhatóak.

A „Mappához nem rendelt fájlok” nézet csak akkor látható és aktív, ha tartozik hozzá fájl. Ezek a dokumentumok szintén EUPR-ből érkeznek, abban az esetben, ha a Támogató megítélése szerint a Támogatást igénylő/Kedvezményezett számára megtekinthetőek. EUPR-ben azok a fájlok kerülnek ebbe a mappába automatikusan, melyek hibás generálódás vagy hibás feltöltési folyamat következtében nem sorolhatóak a rendelkezésre álló eljárásrendi mappák valamelyikébe.

Az egyes mappaszintek a „+” és a „- ”jelekre kattintva nyithatóak ki és csukhatóak be.

Minden szint szöveges elnevezése linkként funkcionál, melyre kattintva az így kiválasztott mappa tartalma a lenti dokumentumlistában jelenik meg. A kiválasztott mappaszint megnevezése feliratként jelenik meg a „Keresés a listában” panel felett.

Bármely mappanévre kattintva előállított dokumentumlistában a „Keresés a listában” funkció által további szűrési lehetőség biztosított. A keresési tartomány ilyenkor az aktuálisan kiválasztott mappaszinten elérhető dokumentumok listája.

A megnyíló listafelületen az alábbi paraméterek szerint kerülnek megjelenítésre az egyes dokumentumok:

• File neve: a csatolt dokumentum fájlneve kiterjesztéssel. Aktív linkként működik, rákattintva letölthető a fájl;
• Modul: melyhez kapcsolódóan a dokumentum keletkezett. A következők lehetnek:
• • Pályázati kitöltő;
  • Projekt kiválasztás és döntés;
  • Helyszíni szemle;
  • Szerződéskezelés;
  • Finanszírozás;
  • Nyomonkövetés;
  • Helyszíni ellenőrzés;
  • Kifogáskezelés;
  • Szabálytalanság
  • Egyéb.
• Leírás: a dokumentum feltöltési/csatolási/generálási helyéhez kapcsolódó adat;
• Megnevezés: a fájl feltöltésekor rögzített megnevezés; 
• Feltöltés dátuma: fájl feltöltésének dátuma;
• Feltöltés helye: a fájl feltöltésének helyét jelöli, amely EPTK vagy EUPR;
• Dokumentum mérete: dokumentum mérete KB-ban.

A listában található paraméterek alapján lehetőség van keresni a listában a Keresés a listában funkció által.

Az Excel export a szűrési feltételek eredményét exportálja! A jelölőnégyzeteket a Dokumentumok letöltése funkciógomb használja, az Excel export működéséhez nincsen köze.

Lehetőség van a listában szereplő dokumentumok egyedi és csoportos letöltésére. A jelölőnégyzet bepipálásával határozható meg, hogy egy vagy lapfülenként több (de maximum 50) fájlt kívánunk-e letölteni.

A Dokumentumok letöltés funkciógombra kattintva a rendszer a jelölőnégyzetben kiválasztott dokumentum(ok)at ZIP formátumba letölti.

Amennyiben nincs kijelölve egy dokumentum sem, a Dokumentum letöltése gomb megnyomásakor figyelmeztető üzenet jelenik meg.

A dokumentumok egyesével is letölthetőek a fájl névre kattintva, mely aktív linkként működik.

A feltöltött PDF állományok sorában látható az Előnézet ikon, melynek segítségével a kiválasztott dokumentum letöltés nélkül megtekinthető a megnyíló Dokumentum előnézet oldalon.

Teljes mappastruktúra

Az egyes mappaszintek mindig dinamikusan jelennek meg, tehát csak akkor, ha található az adott szinthez tartozó fájl.

Egy szint kiválasztásakor az adott modulhoz és kiválasztott szinten értelmezett megbontás (nézet) szerinti összes kapcsolódó fájl megjelenik a dokumentumlistában.

Egy fájl mindig a keletkezése szerinti legalsó almappa szintbe kerül automatikusan besorolásra, ezáltal az almappa elérési útjának magasabb mappaszintjein is megjelenik a dokumentum.

Az alábbi ábra jól szemlélteti ezt a működést:

A „Dokutár fejlesztés.pdf” nevű dokumentum a Finanszírozás modul 1. időközi kifizetési igénylés 2. Teszt bizonylatában került rögzítésre, és így a szürke háttérszínnel jelölt összes almappában és mappában meg fog jelenni, hiszen e föntebbi szinteken is odatartozóként értelmezhető.

Ugyanígy az „Időközi kifizetési igénylés hiánypótlása.pdf” nevű fájlról tudni, hogy azt az 1. időközi kifizetési igényléshez kapcsolódóan rögzítették, így ez a dokumentum amellett, hogy ezen a szinten megjelenik, a közvetlenül kapcsolódó magasabb mappaszinteken is elérhető, melyeket piros betűszínnel jelöltünk.

A „Teljes dokumentumlista” szint (1. szint) alatt, mely az adott projekthez tartozó összes dokumentumot tartalmazza, a mellékelt táblázatban szereplő szintek és mappastruktúra került kialakításra.

A Dokumentumtárban kialakításra került a „Kedvezményezetti összeférhetetlenségi nyilatkozatok” nevű mappa a 2. szinten, amelyben megjelenítésre kerülnek az e-Postán, EPTK-ról eddig beküldött nyilatkozatok. A Dokumentumtáron belüli, új mappában történő megjelenítés ellenére az „e-Posta – Küldeménykezelés” funkcióban a továbbiakban is elérhetők maradtak az érintett fájlok.

Iratképek

Az EPTK és EUPR rendszerek közötti információáramlás folyamatosan biztosított egyrészről az EPTK-ról EUPR-be küldött adatcsomagok, illetve az azokhoz tartozó mellékletek által, másrészről az EUPR-ből EPTK-ra küldött rendszerüzenetek révén, melyeknek melléklete általában egy sablonból generált levél, amely az EUPR rögzítések adataiból automatikusan kerül összeállításra, tehát tartalmazza azokat a lényegi információkat, amelyek szükségesek a megfelelő dokumentáció rendelkezésre állásához. Mindezen dokumentumok igazolják a projekt éltútjában bekövetkezett változásokat, az életszakszok egyes állapotait.

Vannak olyan speciális esetek, melyek során joghatást kiváltó esemény történik, tehát EPTK-ról való beküldés vagy EUPR-ből kiküldés valósul meg, és nem születik külön dokumentáció az adott funkció aktuális tartalmáról, valamint a kapcsolódó sablonlevél sem tartalmaz minden szükséges információt. Ezen esetek kezelésére Iratképeket generál a rendszer a teljeskörű dokumentáció érdekében.

Ezen iratképek az érintett funkció kitöltőjében aktuálisan szereplő adattartalomból nyert PDF dokumentumok, melyet az EPTK automatikusan létrehoz a háttérben a kapcsolódó eljárásrendi lépés teljesítését követően.

EPTK-n ezen speciális esetek teljesítése az alább részletezett beküldések elvégzéséhez kapcsolódnak:

Szerződéstervezet

Módosított szerződés tervezet beküldése.

 

Szerződésmódosítás

• Módosítási igény beküldése;
• Módosítási igény beküldése hiánypótlás következtében.

Előleg

• Előlegigény készítésekor beküldés;
• Előlegigény hiánypótlása esetén beküldés.

Elszámolás

• Elszámolás készítésekor beküldés;
• Elszámolás hiánypótlása esetén beküldés.

Beszámoló

• Beszámoló készítésekor beküldés;
• Beszámoló hiánypótlása esetén beküldés, ha a Kitöltő is érintett a hiánypótlásban.

Az adott eljárásrendi lépés elvégzését követően létrejön az iratkép a Dokumentumtárban, és kizárólag ott tekinthető meg, a kapcsolódó funkciók esetén nem került kialakításra külön erre vonatkozó ikon.

Ez alól kivételt képeznek a szerződésmódosítások. A módosítási igények kitöltőből generált PDF állománya funkcióból is elérhető: EPTK / Projektjeim / [Szerződés kiválasztása] / Szerződés / Módosítási igények / [Módosítási igény sorában megjelenő dokumentum ikon, mely a szerződésmódosítás PDF listájára vezet. Az EPTK-n létrejött iratképek az EPTK Dokumentumtárban és az EUPR Dokumentumtárban egyaránt megjelennek.

A legenerálást követően az iratkép iktatásra kerül, és megjelenik a Dokumentumtárban.

Az iratképek beazonosításában és keresésében a Dokumentumtár „Modul” és „Leírás” oszlopai nyújtanak segítséget, melyek az iratkép tartalmának megfelelően kerülnek megjelenítésre.

A „Modul” az iratkép keletkezésének helyére utal, mely az elvégzett eljárásrendi lépés függvényében Szerződéskezelés, Nyomonkövetés vagy Finanszírozás értéket veheti fel.

A „Leírás” pedig magára az iratképre utal, mely az elvégzett eljárásrendi lépés függvényében lehet: Szerződéstervezet iratkép, Szerződésmódosítás iratkép, Előlegigény iratkép, Elszámolás iratkép, Beszámoló iratkép.

Kizárólag az állami értékelésben érintett projektek esetén generálódik két speciális iratkép: egyik az a Támogatási kérelem iratkép, melyet az értékelők sorsolásának véglegesítésekor automatikusan generál a rendszer, és a támogatási kérelem értékelők sorsolásakor érvényes adatait tartalmazza PDF formában. Több esetben is generálódhat: újraértékelés esetén  az értékelők kiválasztása után.

Az alábbi metaadatok vonatkoznak az iratképre:

• File neve: html kiterjesztés Modul:
• Projektkiválasztás és döntés
• Leírás: Támogatási kérelem iratkép - értékelő sorsolásának véglegesítésekor
• Feltöltés helye: EUPR

A másik pedig az a Támogatási kérelem iratkép, melyet a tisztázó kérdés beküldését követően generál a rendszer automatikusan. A file a támogatási kérelem tisztázó kérdésre adott válasz állapotában érvényes adatait tartalmazza PDF formában. 

Az iratkép automatikusan megjelenik a Dokumentumtárban a tisztázó kérdés beküldését követően a következő metaadatokkal:

• File neve: sorszám és html kiterjesztés
• Feltöltés helye: EPTK
• Modul: Projektkiválasztás és döntés
• Leírásban a Támogatási kérelem címe jelenik meg!
• Feltöltés dátuma: a file generálás dátuma, mely a tisztázó kérdés sikeres beküldésének időpontjában valósul meg.

Hangsúlyozandó, hogy a tisztázó kérdésre vonatkozó iratkép beazonosítására nincs egyértelmű paraméter, a html kiterjesztés és a leírásban szereplő projekt címe együttesen utalnak a dokumentumra. 

Szállítói szerződések

A Dokumentumtárban szállítói szerződésenként külön is megjeleníthetők, leszűrhetők az egyes szállítói szerződésekhez tartozó dokumentumok, továbbá a csatolt fájlok listában megjelenített rövid leírásból is egyértelműen megkülönböztethető, hogy az adott fájl szállítói szerződéshez kapcsolódik-e, és ha igen, akkor pontosan melyikhez.

A mappanézet mappái között a „Szállítói szerződés” mappa alatt az adott projekthez tartozó minden olyan szállítói szerződésnek külön-külön megjelennek almappái, ahol dokumentum(ok) került(ek) csatolásra. A fájllistában megjelenő dokumentumoknál pedig, amelyek valamely szállítói szerződéshez kapcsolódnak, a „Leírás” mezőben a szállítói szerződés azonosítószáma is látható.

Csak azok a mappák jelennek meg, amelyekhez tartozóan található fájl!

Az EPTK-n rögzített szállítói szerződések dokumentumai csak akkor jelennek meg az EUPR dokumentumtárban, ha egyszer már beküldésre kerültek. Amennyiben a szállítói szerződés még egyszer sem került beküldésre, és emiatt még nem generálódott le a szállítói szerződés EUPR azonosítószáma, akkor ezen szállítói szerződések mappája csak az EPTK Dokumentumtárban láthatóak, és a mappa neve csak a (szállítói szerződés esetén manuálisan rögzített) „Szerződés száma” mező értékét jeleníti meg zárójelbe téve, pl.: (Anyagköltség 2019). 

Az EUPR oldalon rögzített szállítói szerződés dokumentumai csak akkor jelennek meg az EPTK dokumentumtárban, amennyiben a szállítói szerződés kiküldésre került EPTK-ra.  

A szállítói szerződés benyújtása, illetve EPTK-ra való megküldése nyomán generálódik a szállítói szerződés EUPR azonosítószáma, pl. GINOP-7.1.1-15-2016-09999/SZ-00002. Az EUPR azonosítószám  „/” jel utáni sorszám kódjával kiegészül a vonatkozó mappa megnevezése, illetve a kapcsolódó dokumentum értéke a Leírás oszlopon belül. Pl.: SZ-00002 (Anyagköltség 2019). Ezen mappákba tartozó fájlok az EPTK publikus tulajdonságuk alapján egyaránt megjelennek az EPTK és EUPR dokumentumtárban.

A szállítói szerződés mappa a TELJES DOKUMENTUMLISTA / Szerződéskezelés / Szerződések mappa alatt található.

Egyéb hasznos tudnivalók:

• Ha egy szállítói szerződéshez nincsen csatolt dokumentum, akkor nem jelenik meg (üresen) annak a szállítói szerződésnek az almappája (linkje) sem. Sztornós fájlok csatolt dokumentumnak számítanak. Ilyen esetben üresen is megjelennek az almappák.
• Ha a szállítói szerződésnek módosul a megnevezése (Szerződés száma mező), akkor a Dokumentumtárban a mappa megnevezése is módosul, a zárójelben lévő rész leköveti a változásokat.

A szállítói szerződéshez csatolt fájlok metaadataiban történt változások:

•  Modul: Szerződéskezelés jelenik meg (eddig "Egyéb" besorolást kapott a dokumentum a fájl listában).
• Leírás: A mezőben eddig csak a szállítói szerződés tárgya jelent meg. Ez egészült ki a szállítói szerződés azonosító kódjával és zárójelben a szerződés manuálisan rögíztett számával. A teljes szöveg terjedelme 100 karakter hosszúságú lehet maximum.

A szállítói szerződés almappában megjelenítendő fájlok csatolási forrása: Projektjeim / [projekt kiválasztása] / Szerződés / Szállítói szerződés adatainak rögzítése / [szállítói szerződés megnyitása] / Dokumentumok.