A fejezetben bemutatásra kerülnek az újabb módosítási igény bejelentésének lépései, a módosítási igény törlésének és visszavonásának menete, az egyes rögzítési lehetőségek. A leírás ezen felül tartalmazza a módosítási igényről hozható támogatói döntés típusait és a hatásukra az EPTK felületen megjelenő információkat. Bemutatásra kerül továbbá a hiánypótlás folyamata, az egyoldalú szerződés módosítás és következményei, valamint a módosított szerződés hatályba léptetése is.
- Új módosítási igény bejelentése
Abban az esetben, ha a projekthez kapcsolódik elbírálás alatt lévő bejelentés, de a kedvezményezettnek adatváltozás bejelentési kötelezettsége keletkezik, vagy további módosításokat szeretne kezdeményezni, akkor az „Új igény rögzítése” gomb megnyomásával, a Módosítási igény összefoglalása szövegmező kitöltésével és mentésével tudja bejelentését megtenni.
Amennyiben már folyamatban van a szerződéshez kapcsolódó módosítási igény elbírálása, úgy új igénynél csak az összefoglaló szövegmező tölthető. Ez a működés biztosítja, hogy az elbírálást végző munkatárs EUPR-ben történő munkavégzése közben a kedvezményezettnek EPTK felületen ne legyen lehetősége módosítani az igénybejelentő kitöltőben.
- Szerkesztésre visszaadás EPTK-ra
A módosítási igény szöveges összefoglalása EUPR-ben is látható lesz, és amennyiben EUPR felületen visszaadják szerkesztésre a módosítási igényt, EPTK felületen a módosítási igény az ellenőrzés alattival összekapcsolódik, és mint új igény szerkeszthető, beküldhető.
Az eredetileg módosított funkciókban az előzmények láthatóak lesznek, egyébként az igény beküldése esetében leírtak a mérvadók.
Szerkesztésre visszaadás EPTK felületre hiánypótlási körben már nem lehetséges.
A szerkesztésre visszaadásról a kedvezményezett rendszerüzenetben értesül.
A módosítási igény rögzítése után közvetlen beküldés nem lehetséges, csak ha az igénybejelentő kitöltő funkcióba belépve legalább a hiánypótlással érintett funkció(k) módosítás indoklását töltötték.
Új szerződésmódosítási igény rögzítésének két esetében alábbi figyelmeztető üzenetek segítik a felhasználót:
- Amennyiben van már egy beküldött módosítási igényhez tartozó szöveges bejelentés rögzítve és rányomunk az új igény rögzítésére, akkor az alábbi üzenetet írja ki:
„Figyelem! Módosítási igény vizsgálata folyamatban van, emellett már került beküldésre szöveges bejelentés. Kérjük, amennyiben további módosítási igénye merül fel, úgy a meglévő szöveges bejelentést szíveskedjen kiegészíteni."- Amennyiben van egy be nem küldött módosítási igény rögzítve (igény bejelentő kitöltővel vagy csak szöveges is) és megnyomjuk az új igény rögzítése gombot, akkor:
„Figyelem! Rendelkezésre áll szerkeszthető módosítási igény. Kérjük, amennyiben további módosítási igénye merült fel, úgy a meglévő módosítási igényt szíveskedjen kiegészíteni.”- Módosítási igény törlése/visszavonása
Törlés
Törlésre a még be nem nyújtott igények esetében van lehetőség. A törléshez a megnyitott igényen belül az Igény törlése gombra kattintva nyílik lehetőség annak megerősítése után.
Visszavonás
A kedvezményezettnek a módosítási igényről szóló döntés jóváhagyásáig lehetősége van a benyújtott módosítási igényének, amennyiben van szöveges bejelentése is, úgy annak visszavonására.
Az Igény visszavonására a módosítási főablakon az Igény visszavonása gombra kattintva nyílik lehetőség.
A visszavonás előtt a rendszer megerősítést kér a kedvezményezettől.
A visszavonási kérelem beérkezéséről a kedvezményezett rendszerüzenetben értesül.Igény visszavonásának következményei EPTK-n:
- A módosítási igény, és az esetlegesen felvett módosítási szöveges bejelentések állapota visszavont lesz.
- A szerződés adattartalma nem változik.
- A visszavonás után aktívvá válik az igény bejelentő kitöltő gomb, így új módosítási igény indítható.
Amennyiben EPTK-n a kedvezményezett visszavon egy módosítási igényt, úgy „Igen” jelenik meg a módosítási igények listája „Visszavonva” oszlopában, a sorszámozás azonban nem változik. A visszavont igény nem sztornózottként jelenik meg, hanem csak az állapota lesz visszavont.
A visszavonást követően a módosítási igény csupán megtekinthetővé válik, és a kitöltő helyett csak PDF formátumban tekinthető meg, hasonlóan a már döntéssel rendelkező módosítási igényekhez.
Mivel a visszavonással megszűnik a munkapéldány, a visszavonás EUPR-ben történő tudomásulvételétől függetlenül, már benyújtható újabb módosítási kérelem az Új igény(ek)/Igény bejelentő kitöltő funkció segítségével.
A visszavonási kérelem tudomásul vételéről a kedvezményezett rendszerüzenetben értesül, a visszavonás tudomásulvételének elfogadását a döntések funkció alatt tekintheti meg.Fontos! Az IH által indított egyoldalú szerződésmódosításokat az EPTK felületen a Kedvezményezettek nem tudja visszavonni. Az Igény(ek) visszavonása gombra kattintva egy figyelmeztető üzenet jelenik meg, és nem végezhető el a visszavonás.
- Döntések
A módosítási igényt elfogadhatja, részben elutasíthatja, vagy elutasíthatja a támogató.
Elutasítás
Elutasító döntés esetében a módosítási folyamat lezárásra kerül, a hatályos szerződés adatai nem módosulnak.
Az EPTK felületén rendszerüzenethez csatolt sablonlevélben értesül a döntésről a kedvezményezett.
Elfogadás/Részben elfogadás
EPTK felületén rendszerüzenethez csatolt sablonlevélben értesül a döntésről a kedvezményezett. Részben elfogadó döntés esetében csak azon űrlapok kerülnek módosításra, amelyekre elfogadó elbírálás született.Változás bejelentés esetén:
- A változás bejelentés szerinti adatok módosításra kerülnek a hatályos TSZ-ben / TO-ban EUPR-ben, és EPTK felületén. A módosítási bejelentés elfogadó döntésének jóváhagyásával kerülnek a hatályos szerződés adattartalma alá átemelésre a módosításban foglaltak.
- Rendszerüzenet keretében értesül a kedvezményezett az adatok átvezetéséről, a változás bejelentés sablonlevélben.
Szerződésmódosítás TO esetén:
- Legenerálódik a módosított adatokat tartalmazó Támogatói Okirat, mely tartalmazza a verziójára vonatkozó adatot: (… . számú TO), elindul a TO aláírási folyamat a FairSign-ban.
- TO esetében a módosítás akkor lép hatályba, amikor a FairSign-ban aláírásra került TO-t a kedvezményezett átveszi az EPTK-n, vagy beáll a kézbesítési vélelem. Az aláírt TO-t a kedvezményezett rendszerüzenethez csatoltan kapja meg. Részben elutasítás esetén a TO kiküldésével egy időben EPTK-ra kiküldésre kerül az elutasított szempontokat tartalmazó levél is.
A TO hatálybalépésével a hatályos szerződésben módosulnak az elfogadott módosított adatok.
Szerződésmódosítás TSZ esetén:
- Legenerálódik a módosított adatokat tartalmazó Támogatási Szerződés, mely tartalmazza a verziójára vonatkozó adatot: (… . számú TSZ), a kedvezményezett rendszerüzenethez csatoltan
kapja meg a TSZ-t. A TSZ kiküldésével egy időben EPTK-ra kiküldésre kerül az elfogadásról szóló vagy a részben elfogadásról szóló tájékoztató levél is, amely tartalmazza az elutasított szempontokat. - Az aláírási folyamat papíron történik, a rendszeren kívül.
- A módosítások akkor lépnek hatályba, amikor a papíron történő aláírásokat követően az EUPR-ben a támogató által rögzítésre kerül a hatályba lépés dátuma.
Döntések megtekintése
A módosítások elbírálásának folyamatában, a döntés meghozatalát követően EPTK felületen a Döntések alatt megtekinthetőek a meghozott döntések.
A „Döntések” funkció minden szerkeszthető, illetve döntéssel rendelkező módosítási igénynél elérhető, megnyitni döntés esetén lehet, ekkor a szerződésre vonatkozó összes döntés elérhető a listában (vagyis bármely döntéssel rendelkező módosítás igénylésből elérhető a teljes szerződésre vonatkozó minden döntés).
- Támogatási szerződés/Támogatói Okirat hatályba léptetése
Támogatási szerződés módosítása esetén a TSZ kedvezményezett általi aláírását és visszaküldését követően, a TSZ hatálybalépésének rögzítése EUPR rendszerben történik, a hatályba lépésről rendszerüzenethez csatolt sablonlevélben értesül a kedvezményezett.
Támogatói okirat esetében a módosítás akkor lép hatályba, amikor a FairSign-ban aláírásra került TO-t a kedvezményezett átveszi, vagy beáll a kézbesítési vélelem. Az aláírt TO-t a kedvezményezett rendszerüzenethez csatoltan kapja meg.
A TO/TSZ hatálybalépésével a hatályos szerződésben módosulnak az elfogadott módosított adatok.
- Hiánypótlás / Tisztázó kérdés
A rendszer a Támogató által hiánypótlásra / módosításra / tisztázó kérdésre jelölt űrlap nevekből, és a hozzájuk adott indoklásból összeállítja a hiánypótlásra /tisztázó kérdésre felszólító sablon dokumentumot, amelyet a kedvezményezett rendszerüzenet csatolmányaként kap meg. A hiánypótlásra felszólító levél tartalmazza a benyújtására vonatkozó határidőt, amely azonban a funkciót megnyitva is látható.
Magához a szerződésmódosításhoz kapcsolódó hiánypótlás funkció a szerződés tervezetnél kialakításra került funkcióhoz hasonlóan működik és a Módosítási igények listából, a Naptár ikon segítségével nyitható meg.
Eltérés a szerződéstervezethez képest:
1. A funkcióban lépve nem csak egy Eljárásrendi dátumok oldal nyílhat meg:
- Hiánypótlás esetén a Hiánypótlás eljárásrendi dátumok fül
- Tisztázó kérdés esetén a Tisztázó kérdés eljárásrendi dátumok fül;
mennyiben van mindkettő, úgy alapértelmezetten a hiánypótlás felülethez tartozó adatlap nyílik meg.
2. Az eljárásrendi dátumok oldalak tartalmában a Hiánypótlás típusában van eltérés, ami lehet:
- TSZ/TO módosítás hiánypótlás
- TSZ/TO módosítás tisztázó kérdés
3. Kitöltő módosítása esetén magában a kitöltő programban azon funkciók színe válik zöld színűvé, amelyeken:
- a Kedvezményezett által benyújtott módosítási igény űrlapját az Irányító Hatóság hiánypótlásra jelölte
- Támogató módosítási iránymutatásra vagy tisztázó kérdésre jelölt.
A módosítások elvégzését követően a hiánypótlás / tisztázó kérdés beküldésekor a beküldés oszlopban a dátum a hiánypótlás beküldésének dátuma lesz, és a módosítási igény könyvecske jellel ellátva, nem szerkeszthető. A Támogatóhoz történő beérkezéséről rendszerüzenetben értesül a kedvezményezett, további státuszáról a módosítási igények listában lehet tájékozódni.
Amennyiben beküldött a módosítási igény, és EUPR rendszerben van feldolgozáson (hiánypótlás vagy tisztázó kérdés nem került még előírásra), a beküldés dátuma oszlopban az eredeti módosítási igény beküldésének dátuma látható. Miután még nem küldték vissza EPTK-ra szerkesztésre, az újranyitott/beküldés dátuma oszlopban „nem” szerepel. Amennyiben szerkeszthető az EPTK-ra kiküldése után, látható az „igen” és egy dátum, a beküldés dátuma és a beküldő neve pedig üres lesz.
A határidő lejártától függetlenül, a módosítási igény elbírálandó EUPR oldalon a rendelkezésre álló információk alapján, és a döntés, hatályba lépés továbbra is töltődik az EPTK felületen a kapcsolódó EUPR feladat elvégzését követően. A határidő lejárta ellenére a módosítási igény megtekintésekor továbbra is megjelölve maradnak az elbírált funkciók és látszódnak a módosítási iránymutatások.Határidő hosszabbítás - NKFIA
Figyelem! Kizárólag az NKFIA programfa alá tartozó projektek esetén lehetősége van a Támogatónak a hiánypótlási határidő meghosszabbítására, amennyiben a hiánypótlás teljesítése nem történt meg határidőre. A Széchenyi 2020, illetve a többi fejlesztési program konstrukció esetén határidő hosszabbításra nincs mód, amennyiben a szerződésmódosítás hiánypótlása a határidő lejártáig EPTK-ról nem érkezik vissza, EUPR-ben a rendelkezésre álló információk alapján történik meg a szerződésmódosítás elbírálása.
Lejárt hiánypótlás határidő esetén minden esetben lehetősége van a Támogatónak a hosszabbításra, így a határidő hosszabbítás több körben is megismételhető.
A hosszabbítás tényéről rendszerüzenetben értesül a pályázó Értesítés – Határidő hosszabbításról tárggyal:„Tisztelt [PALYAZO_NEVE]!
Értesítjük, hogy a [PALYAZAT_SZAMA] azonosítószámú projektjével kapcsolatban határidő hosszabbítás történt. Kérjük, a releváns felület felkeresését a szükséges módosítások átvezetéséhez.
Üdvözlettel,
Pályázati e-ügyintézés”
Az új hiánypótlási határidő a módosítási igényt megnyitva tekinthető meg a Hiánypótlás Dátumok megtekintése funkciógomb által. A megnyíló Eljárásrendi dátumok adatlap Benyújtási határidő mezője tájékoztat az új és aktuális hiánypótlási határidőről.
- Felszólítás adatmódosítási bejelentés benyújtására
Amennyiben a támogatónak tudomására jut, hogy a kedvezményezett, illetve a projekt adataiban valamilyen változás történt, illetve valamilyen módosítást kell eszközölni a projekt sikeressége, szabályossága érdekében (pl. módosítani kell a mérföldköveket), akkor ezen változások bejelentésére felszólíthatja a kedvezményezettet.
Az EPTK felhasználó rendszerüzenetben értesül a felszólításról.Ha már folyamatban van egy módosítási igény, de még nem került beküldésre EPTK-ról, akkor a rendszerüzenet kiküldése mellett módosításra kerül a Kezdeményezés módja is („Felszólításra indult”-ra) az adott módosítási igénynél.
A Kedvezményezett a felszólítás átvételét követően egy új módosítási igény indításával vagy az esetleg már folyamatban levő, de még nem beküldött igény kiegészítésével tud eleget tenni a felszólításnak.
Amennyiben a felszólítás határideje eredménytelenül telik el, akkor a támogató saját hatáskörben rendelkezik a további lépésekről.
- Egyoldalú szerződésmódosítás
A támogatónak meghatározott esetekben lehetősége nyílik Egyoldalú szerződésmódosítási folyamatot indítani EUPR-ben.
Ebben az esetben EPTK felületen új igény bejelentő kitöltő nem indítható (csak szöveges kiegészítés tehető), azonban a támogató által indított igény EPTK oldalon is megjelenik. A módosítási igények listájában, a Kezdeményezés módja oszlopban az „Egyoldalú” megnevezés szerepel, az így indított igény EPTK-n nem szerkeszthető, csak megtekintésre van lehetőség.
A támogató által indított bejelentéssel egy időben EPTK oldalon figyelmeztetés jelenik meg a kedvezményezett számára, mely szerint Módosítási igény egyoldalú rögzítése van folyamatban, ezért újabb módosítási igény nem rögzíthető.
Egyoldalú szerződésmódosítás van folyamatban EUPR-ben, ezért új módosítási igény nem indítható, csak szöveges kiegészítés tehető.
- Az egyoldalú szerződésmódosítás jóváhagyásának következményei
Szerződésmódosítás típus esetén Támogatási szerződésnél:
A TSZ esetében a módosítási igény aláírás nélkül kerül kiküldésre EPTK-ra, melyről "Értesítés – Egyoldalú szerződésmódosítási kérelem elfogadó levél" tárggyal rendszerüzenetben értesül a Kedvezményezett. A módosított dokumentumot a támogató kinyomtatja, és aláírva, papíron kiküldi a Kedvezményezettnek. Egyoldalú szerződésmódosítás esetében a kedvezményezett aláírása nem szükséges, ezért kérjük ne nyomtassa ki, ne írja alá és ne küldje vissza az Irányító Hatóságnak!
Amennyiben a Támogató a Támogatási Szerződés hatálybalépés dátumát rögzítette, a kedvezményezett arról is EPTK rendszerüzenetben értesül. Hatályba léptetést követően a hatályos szerződésbe átemelődnek a módosított adatok és a lezárt módosítási igény ezt követően már csak PDF-ben tekinthető meg. Ezen felül a Hatályos támogatási szerződés megtekintése menüpont alatt is frissülnek a módosított adatok.Szerződésmódosítás típus esetén Támogatói Okiratnál:
TO esetén a Támogató által elektronikusan kerül aláírásra az egyoldalúan módosított okirat, amelynek kézhezvételével a módosított TO hatályba lép, és EPTK-n a „Támogatói okirat adattartalma” menüpontba bekerülnek a módosítások.
TSZ és TO esetében is jelölve van a sablonban, hogy hányadik számú szerződés kerül kiküldésre, hasonlóan az EPTK-ról indított szerződésmódosítási folyamat eredményeképpen létrejövő TSZ/TO dokumentumhoz.
Az TO aláírást követően/TSZ kiküldésekor az EPTK-n rendszerüzenetben értesül a kedvezményezett az egyoldalú módosítás tényéről - mely a későbbiekben az Üzenetek funkció mellett a Dokumentumtárban is visszakereshető, ahol a mappanézet választón kívül a Leírás oszlop segíti a keresést -, valamint megkapja a jóváhagyott egyoldalú szerződésmódosítás adatait tartalmazó dokumentumot.Változás bejelentésnél:
Változás bejelentés esetén a rendszer előállítja a változás bejelentés elfogadásáról szóló "Értesítés – Egyoldalú szerződésmódosítási kérelem elfogadó levél" tárgyú rendszerüzenetet és sablont, és a változások hatályba lépnek.
