A Jegyzőkönyv kiküldése felület egy felugróablak, amely segítségével a jegyzőkönyv egy, vagy az Enter billentyű megnyomásával több megadott e-mail címre kiküldhető. Megnyitásához a Jegyzőkönyv státusz felületen található „Jegyzőkönyv kiküldése” funkciógomb alkalmazása szükséges
A kiküldéshez legalább egy érvényes e‑mail cím megadása szükséges. A rendszer ellenőrzi az üres mezőt és a hibás e‑mail formátumot. A jegyzőkönyv lezárása után minden megadott e‑mail címhez külön előnézeti link jön létre, QR kóddal együtt, amelyben a jegyzőkönyv kitöltésnél használt blokkos rendszerben lehetséges navigálni. Ezzel párhuzamosan minden címzetthez egyedi felhasználónév (az e‑mail cím alapján) és legalább 12 karakteres, kis‑ és nagybetűket, valamint számot tartalmazó jelszó jön létre. A már kiküldött jegyzőkönyv esetében az oldal eléréséhez tartozó jelszó és nyilatkozat sablon újra megtekinthető a Jegyzőkönyv kiküldése funkcióval. A kiküldés minden címzettnél külön e‑mail értesítést eredményez.
Fontos! Az EPTK‑ra történő küldéshez kapcsolódó mezők, ellenőrzések és folyamatok megszűntek.
Jegyzőkönyv kiküldése – lezárása / megtekintés mód
A felület csak ellenőr számára érhető el. A korábbi közös link és QR kód nem jelenik meg. A felület a kiküldött e‑mail címeket és a hozzájuk tartozó egyedi jelszavakat listában jeleníti meg. A „Nyilatkozat sablon letöltése” gomb kizárólag „Kiküldött” státuszban érhető el. Újranyitáskor vagy nyilatkozat csatolása után eltűnik, törlés esetén ismét megjelenik.
Kiküldött jegyzőkönyv megnyitása a címzett oldalán
A címzett a számára generált egyedi linken keresztül éri el az oldalt, ahol az e‑mail mező előre kitöltve jelenik meg. A megtekintés a megfelelő e‑mail cím + jelszó páros megadásával lehetséges. Gyűjtő e‑mail cím esetén közös jelszó használható. A felület csak a jegyzőkönyv „Kiküldött” státusza alatt érhető el. Újranyitás vagy véglegesítés esetén a hozzáférés automatikusan megszűnik.
Értesítések
A jegyzőkönyv kiküldéséről minden e‑mail címzett egyedi értesítést kap.
Az értesítés tartalma:
Üzenet tárgya
Értesítés helyszíni ellenőrzés jegyzőkönyvről
Üzenet szövege
Tisztelt Felhasználó!
Értesítjük, hogy a <Szerződés száma> számú projekthez tartozó <Ellenőrzés sorszáma> számú helyszíni ellenőrzés jegyzőkönyve elkészült. Az alábbi linken keresztül meg tudja tekinteni a jegyzőkönyvet és a kapcsolódó mellékleteket, valamint le tudja tölteni aláíráshoz a kedvezményezetti elfogadó nyilatkozatot, amelyet az ellenőrökkel egyeztetett módon tud aláírva visszajuttatni hozzájuk. Az oldal eléréséhez szüksége van az ellenőr által megadott e-mail címre és jelszóra. Amennyiben észrevétele van, az aláírás előtt kérjük, egyeztessen az ellenőrökkel.
Link: <Rendszer által generált egyedi URL>
Vagy
<Rendszer által generált egyedi QR kód>
Üdvözlettel,
Fair adminisztráció
Az aktívvá vált Elfogadó nyilatkozat mező jobb szélén található funkciógombbal megnyitható felületen csatolható a Kedvezményezetti nyilatkozat. A dokumentumban található aláírási rész cégszerű formában kerül megjelenítésre, tartalmazva a cég nevét, az aláíró nevét és beosztását, a Kedvezményezett egyértelmű beazonosíthatósága, valamint a jognyilatkozat érvényességének biztosítása érdekében.\n \n Csatolmány feltöltésével a folyamat „Nyilatkozat csatolva” státuszba lép és a Jegyzőkönyv státusz felületen további funkciók nyílnak meg. A nyilatkozat közvetlen letölthető és nyomtatható lesz, valamint a csatoló lap visszanyitható.\n \n Jegyzőkönyv véglegesítése\n A „Meggyőződtem arról, hogy a jegyzőkönyv véglegesítésre kerülhet.” mezőt pipálva aktívvá válik a „Jegyzőkönyv véglegesítése” funkció, amelyre kattintva az ellenőrzés folyamata ellenőr részéről zárul és ezzel az eljárás átkerül a lezárt ellenőrzések közé.\n Ha a jegyzőkönyv lezárásra kerül, onnantól a jegyzőkönyv nem módosítható, a kedvezményezetti nyilatkozaton kívül más dokumentum nem csatolható. Párhuzamos munkavégzés esetén, amennyiben egy felhasználó már kiküldte a jegyzőkönyvet, minden további szerkesztő felhasználó hibaüzenetet kap, amelyet csak elfogadni tud, ekkor már csak megtekintésre nyílik meg a felület.
A lezárás (kiküldés) időpontja a végleges jegyzőkönyv minden oldalán megjelenik.
Amennyiben a kedvezményezett észrevételt tesz, vagy bármi okból módosítani kell a jegyzőkönyvet, szerkesztőként a „Jegyzőkönyv újranyitása” funkcióval ez megtehető, ilyenkor a jegyzőkönyv bármely részén lehet módosítani. Annyiszor lehet lezárni/kiküldeni és újranyitni a jegyzőkönyvet, ahányszor szükséges, a rendszer minden lezárásnál tesz egy időbélyeget a jegyzőkönyvre (és a kedvezményezetti elfogadó nyilatkozatra), hogy lehessen látni, mikori állapotot fogadott el a kedvezményezett. Így elkerülhető a vita arról, hogy esetleg elfogadás után módosult a jegyzőkönyv. Erre fontos is figyelni, hogy a kedvezményezett mindig a legutolsó lezárás után letöltött nyilatkozatot írja alá, hogy egyezzen a jegyzőkönyvön és a nyilatkozaton szereplő lezárási időpont! Az előző verziók a rendszerben nem lesznek elérhetőek az új verzió(k) előállítása után, a FairEllenőr csak az aktuálisan lezárt és megküldött fájlt tárolja!
