Projekt fenntartási jelentés
Projekt fenntartási jelentés főmenü alatt találjuk azokat a menüpontokat, amelyek az adott jelentéshez tartoznak. Megnyitva őket tudjuk szerkeszteni/megtekinteni a kitöltendő adatokat.
- Fenntartási jelentések funkció
A projekthez kapcsolódóan, a befejezést követően jelentéstételi kötelezettség járhat, ami lehet egyszeri, illetve időszakokra vonatkozó.
A fenntartás időszak kezelése az EU-s pályázatokon (RRF Végrehajtást és BAR-t is beleértve) kívül az ÉPÍTŐ és NKFIA konstrukciók esetén érhető el. Funkcionalitásban és a sablonlevelek szövegezésében teljesen megegyezik mindkét esetben a fenntartáskezelés folyamata, csupán a sablonlevelek arculatában van eltérés.A Záró beszámoló elfogadását követően rendelkezésre állnak az adatok, a fenntartási jelentések. Az erre kialakított funkció a Szakmai beszámolókon belül található, minden szükséges adat rendelkezésre áll egy helyen, szerkeszteni nem lehet, csak megtekinteni.
A fenntartási jelentések a projektmegvalósítás befejezését követően automatikusan generálódnak, ha nincs külön jelölve az adatlapon a kézi generálás. ÉPÍTŐ konstrukciók esetén a „Projektmegvalósítás befejezés dátum megállapításának módja” fixen „Kézi rögzítés”, az „Automatikus ütemezés engedélyezett” mező értéke pedig nem.
Ha változik az űrlap tartalma, lehetőség van a fenntartási jelentések újraütemezésére. Amennyiben IH engedéllyel, jogszabálytól eltérő fenntartási jelentések berögzítése szükséges, lehetőség van új szerepkör birtokában az ütemezés módosítására.
A fenntartási jelentések elbírálásának folyamata WF feladatokhoz kötött és az EPTK rendszerből történő beadás és elbírálással kapcsolatos értesítések is részletezésre kerülnek továbbiakban.
EPTK felületen akkor aktív a „Fenntartási jelentések” funkció, ha már EUPR oldalon megtörtént a Fenntartási jelentések generálása, véglegesítése és EPTK-ra küldése.
- fekete, ha még nincs EUPR-ben generált fenntartási jelentés;
- narancssárga, ha van generált jelentés és a ZPFJ még nincs elfogadva és
- zöld, a ZPFJ elfogadását és jóváhagyását követően.
A gomb megnyomására megjelenik az adott projekthez tartozó ütemezett fenntartási jelentések listája.
A keresőfelület és a listázó működése megegyezik ez EPTK rendszer általános listázójával, csak más mezők jelennek meg.
A lista az alábbi oszlopokat tartalmazza:
- Jelentés sorszáma: a generált jelentések sorszám értéke;
- Jelentés típusa: generált adat, a Projekt Fenntartási Jelentés/Záró Projekt Fenntartási Jelentés;
- Tárgyidőszak kezdete:dátum mező;
- Tárgyidőszak vége: dátum mező;
- Benyújtás határideje:dátum mező;
- Jelentés állapota: a Fenntartási jelentés státuszát jeleníti meg, ami lehet:
- Ütemezett
- Rögzítés alatt
- Beérkezett
- HP/korrekció alatt
- HP/korrekció beküldve
- Elfogadott
- Elutasított
- Lezárás időpontja: dátum mező;
- Beküldés dátuma: dátum mező;
- Hibák száma: szám mező;
- Figyelmeztetések száma: szám mező.
A PFJ/ZPFJ bármikor megtekinthető, viszont szerkeszteni csakis a tárgyidőszak végétől az első benyújtásig vagy a benyújtási határidőig lehetséges.
A kiválasztott jelentést megnyitva megtekintésre a „Beküldés” nélkül-, szerkesztésre pedig az alábbi funkciók jelennek meg a felületen.
A továbbiakban kifejtésre kerül az összes funkció.
- Projekt azonosító adatok
A funkcióban az adatok automatikusan generálódnak, de az alábbi feltételek szerint módosíthatok.
A funkcióban található mezők:
- Projekt azonosítószáma: automatikusan töltődik a projekt számával;
- Projekt címe: automatikusan töltődik a projekt címével;
- A (fő)kedvezményezett neve: automatikusan töltődik a projekt (fő) kedvezményezettjének nevével;
- Projekt fenntartási időszak tényleges kezdet dátuma: automatikusan töltődik a generálás alapjául létrejött Fenntartás kezdete mező értéke alapján, de felülírható;
- Projekt fenntartási időszak tényleges befejezés dátuma: automatikusan töltődik a generálás alapjául létrejött Fenntartás vége mező értéke alapján és PFJ esetén nem, de ZPFJ esetén felülírható;
- Vállalási időszak tényleges kezdet dátuma: automatikusan töltődik a generálás alapjául létrejött Vállalási időszak kezdete mező értéke alapján, de felülírható;
- Vállalási időszak tényleges befejezés dátuma: automatikusan töltődik a generálás alapjául létrejött Vállalási időszak vége mező értéke alapján és PFJ esetén nem, de ZPFJ esetén felülírható.
A „Mentés”-re kattintva a rendszer ellenőrzéseket futtat, melynek eredményeképp a következő hibaüzenetek érkezhetnek:
- A Fenntartási időszak nem kezdődhet korábban, mint a Projekt fizikai befejezése. Kérjük, módosítsa az adatokat!
- A Vállalási időszak nem kezdődhet korábban, mint a Projekt fizikai befejezése. Kérjük, módosítsa az adatokat!
- A „Projekt fenntartási időszak tényleges kezdet dátuma:” mező kitöltése kötelező. Kéjük, végezze el a rögzítést!
- A „Projekt fenntartási időszak tényleges befejezés dátuma:” mező kitöltése kötelező. Kéjük, végezze el a rögzítést!
- A „Vállalási időszak tényleges kezdet dátuma:” mező kitöltése kötelező. Kéjük, végezze el a rögzítést!
- A „Vállalási időszak tényleges befejezés dátuma:” mező kitöltése kötelező. Kéjük, végezze el a rögzítést!
- Fenntartási jelentés azonosító adatok
A funkció a „Beszámoló azonosító adatok” űrlap működéséhez hasonló.
A Fenntartási jelentés sorszáma és Fenntartási jelentés elkészítésének időpontja mezők automatikusan töltődnek, nem szerkeszthetőek.
EPTK felületen a Fenntartási jelentés azonosító adatok adatlap az alábbi mezőkkel bővült:
- A tárgyidőszak végén működik a projekt?
- Megjegyzés
- Esélyegyenlőség funkció releváns?
- Környezeti fenntarthatóság funkció releváns?
- Arányosított bevételek funkció releváns?
- Működőképességet alátámasztó dokumentumok funkció releváns?
- Beszerzett eszközök funkció releváns?
Mentés vagy Teljes ellenőrzés hatására az új mezők tekintetében az alábbi ellenőrzések futnak le:
- A tárgyidőszak végén működik a projekt?” mező kitöltése kötelező. Kérjük, végezze el a rögzítést!”
- Esélyegyenlőség funkció releváns?” mezőnél a releváns értéket választotta, ezért minimum egy teljesített esélyegyenlőségi szempontot szükséges rögzítenie az „Esélyegyenlőség” funkcióban!
- „Esélyegyenlőség funkció releváns?” mezőnél a nem releváns értéket választotta, ezért az „Esélyegyenlőség” funkció kitöltése nem szükséges! Kérjük, törölje a rögzítést!
- „Környezeti fenntarthatóság funkció releváns?” mezőnél a releváns értéket választotta, ezért minimum egy teljesített környezeti fenntarthatósági szempontot szükséges rögzítenie a „ Környezeti fenntarthatóság” funkcióban!
- „Környezeti fenntarthatóság funkció releváns?” mezőnél a nem releváns értéket választotta, ezért a „Környezeti fenntarthatóság” funkció kitöltése nem szükséges! Kérjük, törölje a rögzítést!
- „Arányosított bevételek funkció releváns?” mezőnél a releváns értéket választotta, ezért minimum egy tevékenységet szükséges rögzítenie az „Arányosított bevételek” funkcióban!
- „Arányosított bevételek funkció releváns?” mezőnél a nem releváns értéket választotta, ezért az „Arányosított bevételek” funkció kitöltése nem szükséges! Kérjük, törölje a rögzítést!
- „Működőképességet alátámasztó dokumentumok funkció releváns?” mezőnél a releváns értéket választotta, ezért minimum egy eszközt szükséges rögzítenie a „Működőképességet alátámasztó dokumentumok” funkcióban!
- „Működőképességet alátámasztó dokumentumok funkció releváns?” mezőnél a nem releváns értéket választotta, ezért a „Működőképességet alátámasztó dokumentumok” funkció kitöltése nem szükséges! Kérjük, törölje a rögzítést!
- „Beszerzett eszközök funkció releváns?” mezőnél a releváns értéket választotta, ezért minimum egy eszközt szükséges rögzítenie a „Beszerzett eszközök” funkcióban!
- „Beszerzett eszközök funkció releváns?” mezőnél a nem releváns értéket választotta, ezért a „Beszerzett eszközök” funkció kitöltése nem szükséges! Kérjük, törölje a rögzítést!
Figyelem! Azon PFJ/ZPFJ esetében, ahol az első beküldés dátuma mező töltött, és korábbi, mint a fejlesztés bevezetésének a dátuma, ott a Mentés gomb megnyomásakor, illetve Teljes ellenőrzéskor az új mezőkre vonatkozó ellenőrzések nem futnak le.A fenntartási jelentések esetében bővül a beküldhetőségre vonatkozó időintervallum, későbbi benyújtási határidő meghatározásakor a tárgyidőszak végét követő naptól lehet majd benyújtani EPTK felületről a PFJ-t/ZPFJ-t.
- Monitoring mutatók
A Monitoring mutatók funkció kialakítása mindenben megegyezik a Beszámolókban található Monitoring mutatók funkcióval, így erre külön nem térünk ki. Itt van lehetőség terven kívüli tényadatokat rögzíteni, ha a a konstrukciónál ez lehetséges.
- Esélyegyenlőség
Az esélyegyenlőség funkció és listázófelülete a beszámolók Műszaki-szakmai eredmény funkciójához hasonlóan működik.
Megnyitva a felületet rögzíthető új sor, illetve törölhető a már kijelölt rekord.
Az „Új Esélyegyenlőségi szempont rögzítése”-re kattintva az alábbi mezők töltése kötelező, alapértelmezetten üres tartalommal jelennek meg:
- Szempont sorszáma: szám, 2 egész, 0 tizedes;
- Szempont megnevezése: szöveg mező, 100 karakter;
- Mértékegység: szöveg mező, 20 karakter;
- Kiindulási érték: szám mező, 10 egész, 2 tizedesjegy;
- A tárgyidőszak zárónapján aktuális kumulált érték: szám mező, 10 egész, 2 tizedesjegy;
- A projekt fenntartási időszak végére várható érték: szám mező, 10 egész, 2 tizedesjegy.
- A „Törlés” gomb pedig a kijelölt rekordok törlésére szolgál.
- A „Mentés” gomb megnyomására lefutó teljes ellenőrzést követően a lehetséges hibaüzenetek:
- A "Szempont sorszáma" mező kitöltése kötelező! Kérjük végezze el a rögzítést!
- A "Szempont megnevezése" mező kitöltése kötelező! Kérjük végezze el a rögzítést!
- A " Mértékegység" mező kitöltése kötelező! Kérjük végezze el a rögzítést!
- A " Kiindulási érték" mező kitöltése kötelező! Kérjük végezze el a rögzítést!
- "A tárgyidőszak zárónapján aktuális kumulált érték" mező kitöltése kötelező! Kérjük végezze el a rögzítést!
- "A projekt fenntartási időszak végére várható érték" mező kitöltése kötelező! Kérjük végezze el a rögzítést!
- A „Törlés” gomb pedig a kijelölt rekordok törlésére szolgál.
- Környezeti fenntarthatóság
A Környezeti fenntarthatóság funkció és listázófelülete a beszámolók Műszaki-szakmai eredmény funkciójához hasonlóan működik.
Megnyitva a felületet rögzíthető új sor, illetve törölhető a már kijelölt rekord.
Az „Új Környezeti fenntarthatóság rögzítése”-re kattintva az alábbi mezők töltése kötelező, alapértelmezetten üres tartalommal jelennek meg:
- Szempont sorszáma : szám mező, 2 egész, 0 tizedes;
- Szempont megnevezése: szöveg mező, 100 karakter;
- Mértékegység: szöveg mező, 20 karakter;
- Kiindulási érték: szám mező, 10 egész, 2 tizedesjegy;
- A tárgyidőszak zárónapján aktuális kumulált érték: szám mező, 10 egész, 2 tizedesjegy;
- A projekt fenntartási időszak végére várható érték: szám mező, 10 egész, 2 tizedesjegy.
A „Törlés” gomb pedig a kijelölt rekordok törlésére szolgál.
A „Mentés” gomb megnyomására lefutó teljes ellenőrzést követően a lehetséges hibaüzenetek:
- A "Szempont sorszáma" mező kitöltése kötelező! Kérjük végezze el a rögzítést!
- A "Szempont megnevezése" mező kitöltése kötelező! Kérjük végezze el a rögzítést!
- A " Mértékegység" mező kitöltése kötelező! Kérjük végezze el a rögzítést!
- A " Kiindulási érték" mező kitöltése kötelező! Kérjük végezze el a rögzítést!
- A tárgyidőszak zárónapján aktuális kumulált érték mező kitöltése kötelező! Kérjük végezze el a rögzítést!” „"A projekt fenntartási időszak végére várható érték" mező kitöltése kötelező! Kérjük végezze el a rögzítést!
- Arányosított bevételek
A listázóban megjelennek a korábbi PFJ-kben rögzített sorok, de ezeket csak megtekinteni lehet, szerkeszteni, törölni nem.
Az „Új arányosított bevétel rögzítése”-re kattintva az alábbi mezők töltése kötelező:
- Kedvezményezett neve: legördülő lista, a projekt konzorciumi tagjai közül lehet választani;
- Sorszám: szám mező, 2 egész, 0 tizedes;
- Tevékenység megnevezése: szöveg mező, 1000 karakter;
- Bevétel összege: szám mező, 10 egész, 2 tizedesjegy.
A „Törlés” gomb a kijelölt rekordok törlésére szolgál.
A „Mentés” gomb megnyomására lefutó teljes ellenőrzést követően a lehetséges hibaüzenetek:
- A " Kedvezményezett neve" mező kitöltése kötelező! Kérjük végezze el a rögzítést!
- A " Sorszám" mező kitöltése kötelező! Kérjük végezze el a rögzítést!
- A "Tevékenység megnevezése" mező kitöltése kötelező! Kérjük végezze el a rögzítést!
- A "Bevétel összege" mező kitöltése kötelező! Kérjük végezze el a rögzítést!
- Működőképességet alátámasztó dokumentumok
A Környezeti fenntarthatóság funkció és listázófelülete a beszámolók Műszaki-szakmai eredmény funkciójához hasonlóan működik.
A funkcióban a csatolt alátámasztó dokumentumokkal kapcsolatos adatok listája tekinthető meg, és kerülhet szerkesztésre.
EPTK felületen a Projekt fenntartási jelentés menüponton belül a lenyíló listában az Alátámasztó dokumentumok funkció neve Működőképességet alátámasztó dokumentumok-ra módosult, ahol megjelenik a korábban feltöltött dokumentumok listája, mely listában a Sorszám és a dokumentum megnevezése mezők megadásával nyílik lehetőség a keresésre.
A felületre a felhasználó új dokumentumot az Új alátámasztó dokumentum rögzítése gomb segítségével tud feltölteni.
A rögzítő felületen az alábbi mezők jelennek meg:
- Sorszám: szám mező, 2 egész, 0 tizedes (kötelezően töltendő)
- Dokumentum megnevezése: szöveg mező, 1000 karakter (kötelezően töltendő)
- Rendelkezésre áll?: alapértelmezetten „Nincs kiválasztva” (Igen/Nem kiválasztandó)
- Amennyiben nem áll rendelkezésre ennek indoklása: szöveg mező, 1000 karakter
- A dokumentum rendelkezésre állásának határideje: alapértelmezetten üres, ÉÉÉÉ.HH.NN. formátum
A rögzített dokumentum a Mentés, vagy a Mentés és Új gomb segítségével menthető, melynek megnyomására az alábbi ellenőrzések futnak le:
- A "Sorszám" mező kitöltése kötelező! Kérjük, végezze el a rögzítést!
- A "Dokumentum megnevezése" mező kitöltése kötelező! Kérjük, végezze el a rögzítést!
- A "Rendelkezésre áll?" mező kitöltése kötelező! Kérjük, végezze el a rögzítést!
- Amennyiben a dokumentum rendelkezésre áll, az „Amennyiben nem áll rendelkezésre, ennek indoklása” mező nem tölthető. Kérjük, javítsa!
- Amennyiben a dokumentum nem áll rendelkezésre, az „Amennyiben nem áll rendelkezésre, ennek indoklása” mező kitöltése kötelező. Kérjük, javítsa!
- Amennyiben a dokumentum rendelkezésre áll, „A dokumentum rendelkezésre állásának határideje” mező nem tölthető. Kérjük, javítsa!
- Amennyiben a dokumentum nem áll rendelkezésre, „A dokumentum rendelkezésre állásának határideje” mező kitöltése kötelező. Kérjük, javítsa!
EPTK felületen a Beküldés gomb a Tárgyidőszak végét követő naptól látható és aktív, a benyújtási határidő nem változik.
- Beszerzett eszközök
A listázóban megjelennek a korábbi PFJ-kben rögzített sorok, de ezeket csak megtekinteni lehet, szerkeszteni, törölni nem. Listafelületen megjelenő adatok:
- Sorszám
- Eszköz megnevezése
- Aktiválásra került?
- Üzembe helyezés időpontja
- Aktiválás határideje
Új beszerzett eszközök rögzítési esetén a következő adatok megadása kötelező:
- Sorszám: szám mező, 3 egész, 0 tizedes;
- Eszköz megnevezése: szöveg mező, 1000 karakter;
- Aktiválásra került?: legördülő lista, „Igen/Nem” értékkel;
- Amennyiben aktiválásra került, üzembe helyezés időpontja: dátum mező;
- Amennyiben nem került aktiválásra, ennek indoklása: szöveg mező, 2000 karakter;
- Az aktiválás határideje: dátum mező.
A „Törlés” gomb pedig a kijelölt rekordok törlésére szolgál.
A „Mentés” gomb megnyomására lefutó teljes ellenőrzést követően a lehetséges hibaüzenetek:
- A " Sorszám" mező kitöltése kötelező! Kérjük végezze el a rögzítést!
- Az "Eszköz megnevezése" mező kitöltése kötelező! Kérjük végezze el a rögzítést!
- Az "Aktiválásra került?" mező kitöltése kötelező! Kérjük végezze el a rögzítést!
- Amennyiben az eszköz aktiválásra került, az „üzembe helyezés időpontja” mező kitöltése kötelező. Kérjük, javítsa!
- Amennyiben az eszköz nem került aktiválásra, az „üzembe helyezés időpontja” mező nem tölthető. Kérjük, javítsa!
- Amennyiben az eszköz aktiválásra került, az „Amennyiben nem került aktiválásra, ennek indoklása” mező nem tölthető. Kérjük, javítsa!
- Amennyiben az eszköz nem került aktiválásra, az „Amennyiben nem került aktiválásra, ennek indoklása” mező kitöltése kötelező. Kérjük, javítsa!
- Amennyiben az eszköz aktiválásra került, „Az aktiválás határideje” mező nem tölthető. Kérjük, javítsa!
- Amennyiben az eszköz nem került aktiválásra, „Az aktiválás határideje” mező kitöltése kötelező. Kérjük, javítsa!
A rögzített tevékenységet szerkesztésre csak abban az esetben nyitható meg, ha a sor az adott jelentésben került rögzítésre (korábbi jelentésben rögzített rekordnál meg sem jelenik a ceruza ikon).- Nyilatkozat PFJ/ZFPJ esetén
A Nyilatkozat funkció az elszámolások Nyilatkozattétel funkciójához hasonlóan működik azzal az eltéréssel, hogy uniós programoknál a PFJ és ZPFJ esetében eltérőek a nyilatkozatok. NKFIA konstrukciók, ÉPÍTŐ és BAR felhívások esetén a nyilatkozatok szövege megegyezik mindkét esetben és eltérő az unióstól.
A funkcióra kattintva a következő tartalomról szükséges nyilatkozni, ami az „Igen”-t választva és a „Mentés”-re kattintva tehető meg.
Ha az „Igen” kiválasztása nélkül kerülne mentésre a felület, akkor a következő hibaüzenet jelzi:
A fenti 4 nyilatkozatról egyidejűleg nyilatkozom" mező kitöltése kötelező. Kérjük, végezze el a rögzítést!
Egyéb műveletek
A funkció a rendszer minden moduljában azonosan működik, itt lehet dokumentumokat csatolni, teljes ellenőrzés elindítani, illetve a hiánypótlásokat, korrekciókat teljesíteni.
- Dokumentum csatolás
A „Dokumentum csatolás” funkció megegyezik a rendszerben máshol megtalálható Dokumentum csatolás funkciókkal. A felületre lépve csatolhatók újabb dokumentumok, illetve szerkeszthetők.
- Teljes ellenőrzés indítás
A teljes ellenőrzés funkció megegyezik a rendszerben máshol található teljes ellenőrzés funkcióval. Ezt a funkciót használva az összes ellenőrzés lefut, amit a beküldést befolyásolja és kilistázza a rendszer hiba- és figyelmeztető üzenetekre osztva az alábbival kiegészülve:
- rendszer vizsgálja, hogy van-e olyan beküldött, végleges döntéssel nem rendelkező szerződésmódosítási igény van folyamatban, amelyben az ebben a beszámolóban/fenntartási jelentésben megadott valamely monitoring mutató tényadathoz tartozó cél adatot töröltek. Ha igen, akkor annyiszor jelenik meg az alábbi hibaüzenet, ahány céladat sort érint a törlés:
Olyan módosítási igény van folyamatban, amelyben "<Monitoring mutató neve>” monitoring mutató <monitoring mutató céldátuma> céldátumú sora törlésre került. Amennyiben a beszámolót/jelentést beküldi, a monitoring mutató céladatokra vonatkozó módosítások mindegyike elutasításra fog kerülni a módosítási igényben!
A jelzett hibák nélkül a beküldés nem lehetséges.
- Hiánypótlások/Korrekciók
A Hiánypótlások / korrekciók funkció megegyezik a rendszerben máshol (pl. Szakmai beszámoló) található Hiánypótlások fenntartási jelentéshez releváns funkcióival.
PFJ-t csak egyszer lehet HP-ra küldeni. Amennyiben HP beküldés után is hiánypótlásra szorul a jelentés, el kell utasítani Korrekcióra történő felhívással, ami után korrekció kiküldése lehetséges.
A fenntartási jelentés, valamint az esetleges hiánypótlások a "Beküldés" segítségével küldhetőek be Támogató felé. Beküldéskor a rendszer iratképet készít "Fenntartási jelentés iratkép" névvel a teljes jelentés tartalomról. A vonatkozó PDF fájl a Dokumentumtárból érhető el ezt követően.
