Az adatrögzítés első lépéseként a Finanszírozás / Előlegigénylés menün belül megjelenő előleg listafelületen, az Új előlegigény rögzítése legördülő gomb alatt megjelenő Új szállítói előleg rögzítése opciót szükséges választani. Szállítói előleg rögzítésére csak abban az esetben van lehetőség, ha a projekthez már beküldésre került szállítói szerződés, amelyben a Szállító által igényelhető előleg összege nullánál nagyobb összeggel került kitöltésre. Ha nincs ilyen szállítói szerződés, abban az esetben az Új szállítói előleg rögzítése opció meg se jelenik a listában.
Kedvezményezett cserét követően az előlegigények listájában megjelennek az inaktív tagok, az inaktív státuszt a szervezet neve után zárójelben az „inaktív” szöveg jelzi.
Az adatlapon található mezők:
KEDVEZMÉNYEZETT ADATAI
- Kedvezményezett (támogatási szerződéssel rendelkező) neve: a kiválasztott szállítói szerződés alapján töltődik ki. (Hatályba lépett kedvezményezett csere esetén minden esetben módosul arra, aki adott szereplő helyét átveszi. Szerkesztés/módosítás során csak az aktuális kedvezményezettek választhatók ki, lecseréltek már nem.)
- Támogatási szerződés száma: automatikusan megjelenik
SZÁLLÍTÓI ELŐLEG ADATAI
- Előleg típusa: automatikusan megjelenik az előleg típus választásnak megfelelően (nem módosítható mező).
- Igényelhető előleg maximum összege (Ft): automatikusan megjelenik a Szállítói szerződések funkcióban kiválasztott szállítói szerződés alapján.
- Igényelt előleg összege (Ft): kötelezően töltendő összegmező. Az összege nem lehet nagyobb, mint az igényelhető előleg összege. Mivel egy szállítói szerződésben rögzített előleget több részletben is igényelheti a Kedvezményezett, ezért az aktuális előlegigénylés rögzítésekor ellenőrzésre kerül, hogy az adott előlegben és a korábban a szállítói szerződéshez rögzített nem elutasított vagy visszavont előlegekben igényelt összegek együttesen nem haladják meg a szállítói szerződésben rögzített igényelhető előleg maximum összegét. Mindkét esetben hibaüzenet jelenik meg a rögzítő felület felső részén.
"Az Igényelt előleg összege - a szállítói szerződéshez rögzített valamennyi előleget és kapcsolódó előírt követelés(ek) teljesítését figyelembe véve - nem lehet nagyobb, mint a szállítói szerződésben meghatározott maximálisan igényelhető előleg összege! Kérjük végezze el a javítást!"
- Igénylő megjegyzése: Az előleget igénylő egyéb megjegyzésének rögzítésére, csak fordított áfa előleg esetén kötelező mező.
- Szállító (Előlegre jogosult) bankszámlaszáma: legördülő listában megjelenő, a kiválasztott szállítói szerződéshez tartozó szállítónál rögzített bankszámlaszámok közül választható (kötelezően töltendő mező).
- Szállítói szerződés EUPR azonosítója: automatikusan megjelenik a Szállítói szerződések funkcióban kiválasztott szállítói szerződés alapján.
- Szállítói szerződés száma: automatikusan megjelenik a Szállítói szerződések funkcióban kiválasztott szállítói szerződés alapján.
- Szállító (Előlegre jogosult) neve: automatikusan megjelenik a Szállítói szerződések funkcióban kiválasztott szállítói szerződésben alapján.
- Szállítói előleg sorszáma: előleg típusonként és szerződésenként induló sorszámozás automatikusan megjelenik az első mentést követően (nem módosítható).
- Benyújtás dátuma: automatikusan megjelenik az előlegigénylés beküldése után.
- Előleg állapot: Automatikusan megjelenik az első mentést majd a beküldést követően, típusa lehet:
- Rögzítés alatt (előlegigénylés adatlap első mentése után és a beküldés előtt);
- Beérkezett (beküldés után);
- Hiánypótlás alatt;
- Hiánypótlás beküldve;
- Visszavont;
- Elfogadott;
- Elutasított.
Az adatlap sikeres mentéséről zöld betűszínnel megjelenő üzenet tájékoztatásán kívül az első mentést követően kötelezően töltendő mezőkre vonatkozó hibaüzenetek piros háttérszínnel jelennek meg.
Minden szállítói előleget már korábban az EPTK felületen rögzített és beküldött szállítói szerződéshez kell hozzárendelni, az összerendelést a Szállítói szerződések funkcióval lehet megtenni.
A Szállítói szerződések funkció egy listás felület, ahol megjelenítésre kerül a beküldött összes olyan szállítói szerződés, amelyhez szállítói előleg rögzíthető (konzorcium esetén csak a Kedvezményezettnél kiválasztott konzorciumi taghoz rendelt szállítói szerződések jelennek meg).
Azaz a korábban, adott projekthez beküldött összes olyan szállítói szerződés listája töltődik be, ahol az igényelhető előleg maximális összege nagyobb nullánál.
A listából a megfelelő szállítói szerződés száma melletti pipával tudjuk kiválasztani az érintett szerződésünket. Egy szállítói előleghez csak egy szállítói szerződés tartozhat, ezért a felületen több szállítói szerződés egyidejű kiválasztására továbbra sem lesz lehetőség.
Az alábbi oszlopok jelennek meg a listás felületen:
- Kedvezményezett (Főtag/tag neve);
- Szállító neve;
- Szállítói szerződés száma;
- Szállítói szerződés EUPR azonosítója;
- Igényelhető előleg max. összege (Ft).
A nagyító ikon segítségével megtekinthető a szállítói szerződés adatai, illetve elérhető a szállító bankszámlaszámai funkció is, ahol szükség szerint új bankszámlaszám rögzíthető a szállítóhoz.
A pipa segítségével a szállítói szerződés kiválasztható a listából. A Szállítói szerződések funkcióban új szállítói szerződés nem rögzíthető, arra csak a Szerződés-Szállítói szerződés adatainak rögzítése menüpont alatt van lehetőség.
Amennyiben a Kedvezményezett másik bankszámlára szeretné kérni a szállítói előleget, akkor a szállítói szerződések között tud felvinni új bankszámlát, ami az előlegigénylésnél meg is jelenik a „Szállító (előlegre jogosult) bankszámlaszáma” mezőben.
A szállítói előlegigénylés adatlap kitöltését követően a „Mentés” gombra kattintva megjelenik a „Siker! Adatlap sikeresen elmentve.” felirat, illetve egy figyelmeztetés is megjelenik: „Figyelmeztetés: A szállítói előlegigény beküldéséhez kattintson a Beküldés gombra!”.
