Az elszámolhatóság nemzeti szintű szabályozása központi szintű, erre való tekintettel az Útmutató alapján nem készülhetnek operatív programonkénti specifikus elszámolhatósági útmutatók, az Irányító Hatóságok külön, egyedi elszámolhatósági szabályozást nem alkalmazhatnak. Ha a hatékony forrásfelhasználás megköveteli, az Irányító Hatóságok az elszámolhatósági szabályokat az adott felhívás céljához testre szabva szűkíthetik, a fejlesztés céljától függően részletezhetik, specifikálhatják a keret jellegű szabályozáshoz képest (pl. a fejlesztés jellegéhez igazodva kizárhatnak egyes költségtételeket vagy feltételhez köthetik azok elszámolását).
A projekt elszámolható költségei között azon költségek tervezhetők, amelyek a projekt támogatható tevékenységeihez kapcsolódnak, szerepelnek a Felhívásban rögzített elszámolható költségek között, és megfelelnek az általános elszámolhatósági feltételeknek.
A költségek elszámolhatóságával kapcsolatos általános előírásokat, továbbá az egyes költségtípusokra vonatkozó részletes szabályozást a 272/2014. (XI. 5.) Korm. rendelet 5. mellékletét képező Nemzeti szabályozás az elszámolható költségekről - 2014-2020 programozási időszak c. útmutató tartalmazza.
A mintaként választott GINOP-3.4.1-15-ös keretében az alábbi költségek tervezhetők, illetve számolhatók el (www.palyazat.gov.hu / Pályázati dokumentációk / Felhíváshoz tartozó pénzügyi tájékoztató):
- Projekt előkészítési költségek
- Beruházás: Ingatlanvásárlás, Terület előkészítés, Építés, Eszközbeszerzés
- Projekt megvalósításához közvetlenül kapcsolódó szolgáltatás
- Projekt szakmai felügyeletében közvetlenül közreműködő szakértők személyi jellegű ráfordítása: Személyi jellegű költségek, Útiköltség, kiküldetés (napidíj és szállás) költsége
- Projekt megvalósításhoz kapcsolódó egyéb tevékenységek, szolgáltatások.
Példánkban a GINOP-3.4.1-15-2018-000001-es teszt projekt Személyi jelegű költségeit (pl. Bérköltség, bérjárulék) szeretné elszámolni.
A fejezet egy példán keresztül igyekszik a helyes rögzítés módját bemutatni.
Személy jellegű ráfordítások (bérköltség és bérjárulék):
A projekt megvalósításában és / vagy szakmai felügyeletében közvetlenül közreműködő
- projektmenedzseri,
- műszaki,
- adminisztratív
feladatokat ellátó – munkaviszonyban, megbízási viszonyban stb. foglalkoztatott – munkatársak bérköltsége és bérjáruléka a támogatott projektben való foglalkoztatás arányában vehető figyelembe. Bérként, bérjellegű juttatásként a munkabérnek kizárólag a munkavégzéssel közvetlenül összefüggő tételei, illetve annak a munkatársak projekt menedzselésére fordított munkaidejével arányos része (munkaidő-kimutatás alapján megállapított) számolható el.
Szintén ebbe a kategóriába tartozik azon projektet végrehajtók bére, akik számára a projekt keretében nem kerül munkabér elszámolásra, hanem a munka elvégzése célfeladatok kiírásával oldható meg. A személyi jellegű ráfordítások elszámolása a Támogatási Szerződésben meghatározott módon igényelhető.
Az egyes költség fajtákra vonatkozó összesítőket az EPTK felületen meghatározott formában kell benyújtani az Excel formában csatolandó személyi jellegű költségösszesítő, értékcsökkenési összesítő és a második projektelem költségösszesítő kivételével. Az összesítő benyújtásával a Kedvezményezett nyilatkozik arról, hogy az összesítőben szereplő költségtípusok a jelzett időpontban kifizetésre kerültek és az összesítőben szereplő költségek a projekt érdekében merültek fel, más támogatás terhére nem kerültek és a jövőben sem kerülnek elszámolásra. Az összesítő adatainak kitöltésével a Kedvezményezett nyilatkozik arról, hogy az összesítőben szereplő tételek elszámolási bizonylatainak eredeti példányait záradékolta.
Rögzítésének menete a következő:
Az elszámolások listáján vagy már meglévő, szerkeszthető elszámolást módosítunk, vagy egy új elszámolást rögzítünk.
Új elszámolás rögzítése esetén szükséges töltenünk a Mérföldkőhöz kötöttséget (Igen, Nem), a Beszámolóhoz kapcsolódó adatokat (vagy beszámolót kell kötnünk az elszámoláshoz, mérföldkő kötöttség esetén, vagy a szakmai előrehaladás összefoglalót kell kitölteni). Az űrlap mentését követően kezdhetjük meg az elszámoló bizonylatok felvitelét.
A bérösszesítőt elszámoló bizonylatként szükséges rögzíteni az EPTK felületén, ahol lehetőség van alátámasztó dokumentum csatolására is, az IH által meghatározott sablon szerint.
Az elszámoló bizonylat adatainál meghatározzuk:
- Bizonylat típusa: Bérösszesítő
- Bizonylat sorszáma: Kedvezményezett által töltendő kötelező mező. Jelen esetben: 1/Szalmai_Bérösszesítő
- Bizonylat kelte: Kötelezően töltendő dátum mező. A példa szerint 2017.12.15.
- Teljesítés dátuma: Kötelezően töltendő dátum mező. Jelenleg: 2017.12.12.
Az ügyfelek adatainál meghatározzuk a bizonylat:
- Finanszírozási típusát
- A vevő adatait
- A szállító adatait.
Ezt követően rögzítésre kerülhet az elszámoló bizonylat tételei. Az IH által megadott sablon alapján (Minta néven a kapcsolódó dokumentumok között megtekinthető)
Az Excel táblázatok pontos és hatékony kitöltéséhez elengedhetetlen a kitöltési útmutatók értelmezése. A „bérköltség elszámolási csomag” az elszámolási időszakban felmerült költségek kifizetését követően nyújtható be!
A Személyi jellegű költségek elszámolása esetén az alábbi dokumentumokat szükséges csatolni (Jelen kiírás alapján):
- Excel formátumban:
- a pénzügyi tájékoztató 1. sz. mellékletét képező „bérköltség elszámolási csomag” Excel,
- aláírt, beszkennelt példányban a „bérköltség elszámolási csomag” táblázatai:
- a projekt jelenléti ív kitöltött, munkavállalók, Kedvezményezett által aláírt, szkennelt példánya,
- a személyi jellegű költségek táblázat Kedvezményezett által aláírt, szkennelt példánya,
- célfeladat, megbízási szerződés, munkaidőn kívüli kereset kiegészítés esetén teljesítésigazolás / célfeladat teljesülésének igazolása.
Mindkét táblázatot záradékolni szükséges.
Bármennyi sor is lesz az Excel sablonban (több munkavállaló költségeinek elszámolása esetén), a rendszerben (EPTK) csak két fősort szükséges elszámoló bizonylat tételként rögzíteni.
- Szakmai bérjárulék
- Szakmai bérköltség.
A tételek, illetve a számlafej mentését kövezően az elszámolás lezárható és beküldhető EUPR-ben, amennyiben a rendszer nem talál hibát az elszámolásban. (Kötelezően töltendő elemek kitöltésre kerültek, Nyilatkozat megtörtént).
