Az ESZA résztvevők funkció segítségével az egyes projektekben kijelölt oktatók/képzők/képzést szervezők rögzíthetik a képzésen résztvevők személyes adatait, valamint a képzéshez kapcsolódó releváns egyéb információkat.
A résztvevők rögzítésének első lépése azonban a rögzítésre jogosultak rögzítése az ESZA rögzítők felvitele funkció segítségével, majd a résztvevők megadása az ESZA résztvevők felületen.
- Az ESZA résztvevők rögzítésének feltételei
Az ESZA résztvevők rögzítéséhez a felhasználónak:
- Rendelkeznie kell SSO/EPTK regisztrációval ahhoz, hogy a felület elérhető legyen számára. Amennyiben még nem rendelkezik regisztrációval, azt megteheti az https://sso.fair.gov.hu/eif oldalon.
- Rendelkeznie kell a megfelelő jogosultsággal:
- ESZA adatrögzítő: az adott projekt hivatalos képviselője és kapcsolattartója rendelkezik alapértelmezetten ezzel a joggal. Amennyiben hatályba lép az adott szerződés a rendszerben, a hivatalos képviselőnek és a kapcsolattartónak lehetővé válik, hogy az „ESZA adatrögzítők felvitele” funkcióban új rögzítőt vegyen fel. Ez azt is jelenti, hogy ők az összes résztvevő adatait megtekinthetik és szerkeszthetik.
- ESZA rögzítő: ESZA rögzítő jogosultsággal az rendelkezik, aki az „ESZA adatrögzítők felvitele” funkcióban rögzítésre került, hivatalos képviselő vagy kapcsolattartó által. A jogosultság megszerzésével elérhetővé válik az „ESZA résztvevők” funkció, ahol a felhasználó a végső kedvezményezettek adatait rögzíti. Az ESZA rögzítő csak azokat a résztvevőket látja, akiket maga rögzített.
- ESZA extra rögzítő jogosultság: ezzel a jogosultsággal az rendelkezik, aki az „ESZA adatrögzítők felvitele” funkcióban rögzítésre került, hivatalos képviselő vagy kapcsolattartó által és a vonatkozó jelölölő négyzet segítségével jogosultsága bővítésre került. A jog bővítése által az adott felhasználó összes résztvevő adatait megtekintheti és szerkesztheti, hasonlóan a hivatalos képviselőhöz / kapcsolattartóhoz. Fontos! Kizárólag 2 extra rögzítő jogosultság osztható ki projektenként.
- ESZA rögzítők listája
A funkcióba belépve megnyílik az ESZA rögzítők listája, amelyben kizárólag azok a projektek jelennek meg a támogatási kérelem száma oszlopban, melynél a belépett felhasználó kapcsolattartó vagy hivatalos képviselő!
A lista felületen megtekinthetőek az egyes projektekhez hozzárendelt ESZA rögzítők a hozzárendelés időpontjával együtt.
A keresés gomb megnyomására lenyíló kereső panel segítségével a felrögzített ESZA rögzítők listája szűkíthető a támogatási kérelem száma, valamint a Felhasználó azonosító (ESZA rögzítő) EPTK belépési e-mail címe alapján.
- ESZA rögzítők felvitele, módosítása
A főoldalról elérhető ESZA rögzítők felvitele funkció segítségével van lehetősége az egyéni szintű adatrögzítésre kötelezett projektek kapcsolattartóinak és hivatalos képviselőinek a rögzítő felhasználók megadására és módosítására, illetve keresésre.
Az ESZA rögzítők felvitele menüpont akkor jelenik meg a hivatalos képviselő/kapcsolattartó EPTK felületén, ha van minimum egy hatályos szerződéssel rendelkező egyéni szintű adatrögzítésre kötelezett projektje.Új ESZA rögzítők jelölhetőek meg az Új ESZA résztvevő rögzítése funkció segítségével. A megnyíló adatlapon legördülő listából választható ki a támogatási kérelem száma, és hozzá kapcsolódóan rögzíthető az előzetesen az EPTK oldalon már regisztrált ESZA rögzítő email címe.
A támogatási kérelem száma mező legördülő listáján kizárólag azok a projektek jelennek meg, melyek hatályos szerződéssel rendelkeznek és a felhasználó kapcsolattartói vagy hivatalos képviselői státusszal rendelkezik.
A Felhasználó e-mail címe mezőbe a kiválasztott támogatási kérelemhez rendelt ESZA rögzítő e-mail címe rögzítendő. Figyelem! Mentés után az e-mail cím már nem módosítható!
"Mentés" gomb hatására lefutnak a beépített ellenőrzések az e-mail címre vonatkozóan:
- Formai érvényesség: ellenőrzi a rendszer, hogy a beírt e-mail cím rendelkezik-e minden formai követelménnyel, mint pl. a @ jel, illetve a @ utáni részben van-e pont.
- E-mail cím egyedisége: ellenőrzésre kerül, hogy az adott projekthez nem került-e már korábban rögzítésre ugyanezen e-mail cím, és amennyiben igen, sztornózott-e.
Az adatlap tetején hibaüzenet jelzi, ha a fenti feltételek nem teljesülnek.
Hibátlan rögzítés mentését követően a rendszer visszanavigál az ESZA rögzítők listájára, mely kiegészül az újonnan felvitt rögzítővel.
A sikeres mentés és ezzel együtt a megnevezett ESZA rögzítő felvételének további következménye, hogy rendszerüzenet kerül kiküldésre a rögzített felhasználónak abban az esetben, ha rendelkezik aktív EPTK fiókkal. A tájékoztatás csatolmánya további instrukciókkal segíti az ESZA rögzítő munkáját.Amennyiben további ESZA rögzítő felvitele is szükséges, úgy a rögzítés gyorsítása érdekében javasolt a Mentés és Új funkció alkalmazása. A gomb megnyomása esetén a fentebb részletezett ellenőrzések ugyanúgy lefutnak, de ezt követően a felhasználó a rögzítő oldalon marad, így lehetősége nyílik újabb ESZA rögzítők felvitelére. A támogatási kérelem száma az előzőleg rögzített projekt számával kitöltve marad, mely szükség esetén módosítható.
A már nevesített ESZA rögzítők email címe a sor végén található ceruza ikon segítségével megnyíló adatlapon módosítható.
Figyelem! A felhasználónak nincs lehetősége berögzített ESZA rögzítő törlésére, a feladatot adatjavítás keretében a projektet kezelő szervezet tudja elvégeztetni.- EPTK rendszerüzenetek
Korábban a támogatási szerződés szerint az egyéni adatgyűjtésre kötelezett kedvezményezetteknek szükséges volt megadni egy táblázat segítségével azokat a felhasználókat, akik rögzíthetik a végső kedvezményezetteket. Erre a kötelezettségre figyelmeztette a rendszer a kedvezményezettet a támogatási igényben megadott hivatalos képviselő és a kapcsolattartó részére történő időzített levélküldéssel. Ez a levélküldési rendszer megszüntetésre került.
A leállítás következtében ezentúl nincs levélküldés a támogatási szerződés hatálybalépésekor, és azt követően a projekt lezárásáig havi rendszerességgel, minden hónap elsején sem megy ki üzenet.
ESZA Résztvevők adatlap
A nyitó oldalon a „ESZA résztvevők” menüpontra kattintva megjelennek azok a támogatási kérelmek, amelyek a kijelölt oktatóhoz/képzőhöz/képzést szervezőhöz lettek rendelve.
A támogatási kérelemnél a sor végén található nagyítóra kattintva megjelenik egy lista felület, ahol a képzéshez felrögzített résztvevők láthatóak. Minden felhasználó csak az általa berögzített adatokat érheti el a már korábban kiválasztott kérelemnél.
A felrögzített résztvevők adatai megtekinthetők és módosíthatóak a sor végén található ceruza ikon segítségével, a kuka ikon által pedig törölhető a résztvevő.
- Új ESZA résztvevő rögzítése
Az „Új ESZA résztvevő rögzítése” gombra kattintva érhető el az a felület, ahol a már kiválasztott támogatási kérelemhez a felhasználó be tudja rögzíteni a szükséges adatokat.
A felhasználónak csak abban az esetben van lehetősége az ESZA kérdőív kitöltésére, ha előzőleg elfogadta az „Adatkezelési tájékoztatót”. A tájékoztató kitöltésére vonatkozó alábbi figyelmeztetés az Új ESZA résztvevő rögzítése gomb hatására, kizárólag az első alkalommal jelenik meg:
„Kérjük, a kérdőív kitöltése előtt ismerje meg az Adatkezelési tájékoztatót.”
A szövegben az Adatkezelési tájékoztató szövegrész hivatkozásként működik, melyre kattintva új lapfülön jelenik meg a tájékoztató dokumentum.
https://www.palyazat.gov.hu/esza-adatgyjts-dokumentumok
Az adatkezelési tájékoztató megismerését az „A részletes Adatkezelési tájékoztatót megismertem és tudomásul veszem.” szöveg melletti jelölő négyzet bepipálásával igazolhatja a felhasználó. Az „A tájékoztató tudomásul vétele nélkül, a továbblépés nem lehetséges.” figyelmeztető üzenet mindaddig látható a felületen, amíg a jelölőnégyzet állapota nem módosul. A mező bepipálásának hatására aktiválódik a „Tovább” gomb, melyet követően lehetővé válik a kérdőív kitöltése. Az „Adatkezelési tájékoztató megtekintése” gomb segítségével az adatkezelési tájékoztató a későbbiekben is elérhető.
A felületre belépve három munkalap található:
- Az első lapon találhatóak a résztvevő személyes adataira vonatkozó mezők;
- A második lapon a belépéskori (tehát a képzést megelőző) adatokat lehet megadni az első lapon berögzített személyre vonatkozóan;
- A harmadik lapon a kilépéskori adatok rögzíthetőek.
Az adott űrlapot csak akkor lehet befejezettre állítani, ha azon minden kötelező mező kitöltésre került. Ezt az egyes űrlap csoportokhoz (személyes/belépő/kilépő) tartozó Rögzítés befejezve (Igen/Nem) választó töltésén keresztül ellenőrzi a rendszer. „Igen” választás esetén mentést követően az űrlap csoport mezői lezárásra kerülnek. A felhasználónak lehetősége van utólag is igenről nemre változtatni a mező értékét, és ezzel szerkeszthetővé tenni az űrlapot.
- Személyes adatok
A Személyes adatok munkalapon találhatóak az alábbi mezők (a csillaggal jelöltek kötelezően kitöltendőek):
• A projektbe történő belépés dátuma (együttműködési megállapodás, támogatás vagy szolgáltatás igénybevétele, munkaszerződés kezdési időpontja)\n • Résztvevő neme\n • Résztvevő családi és utóneve
Ezen kívül az alábbi adatok rögzíthetőek még:
• Résztvevő születéskori családi és utóneve\n • Születési ideje\n • Lakóhely vagy tartózkodási hely\n • Állampolgársága:\n o Külföldi állampolgár vagyok\n o Magyar állampolgár vagyok\n o Magyar és külföldi állampolgár vagyok\n • Ha külföldi állampolgár, akkor tartózkodási helye várhatóan legalább 12 hónapig Magyarországon van (Igen/Nem)\n • Telefon\n • E-mail.
A rögzítést és a mentést követően a projekt azonosítója és a résztvevő ESZA azonosítója mezők automatikusan kitöltődnek, és lehetővé válik a kijelölt oktató/képző/képzést szervező számára, hogy dokumentumot csatoljon, amennyiben szükséges.
- Belépéskori adatok
A 2. munkalapon a képzést megelőzően releváns adatok rögzíthetőek, melyek a következők:\n • Munkavégzéssel és iskolai végzettséggel kapcsolatos adatok. Az alábbiak közül azt az egyet kell megjelölni, amely elsősorban jellemző Önre és a projektbe történő belépés napján érvényes volt: \n o Dolgozom, azaz rendelkezem olyan munkahellyel, ahonnan csak átmenetileg (betegség, szabadság miatt) vagyok távol.\n - Dolgozom, azaz rendelkezem olyan munkahellyel, ahonnan csak átmenetileg (betegség, szabadság miatt) vagyok távol.\n - Jelenleg nem dolgozom, de aktívan állást keresek és munkába is tudnék állni.\n - Jelenleg nem dolgozom, nem keresek munkát és/vagy nem tudnék munkába állni.\n o Ha előzőleg a második választ jelölte meg: „Jelenleg nem dolgozom, de aktívan állást keresek és munkába is tudnék állni” -, akkor kérjük, adja meg, mióta nem dolgozik.\n - Kevesebb, mint fél éve;\n - Több, mint fél éve, de kevesebb, mint egy éve; \n - Több, mint egy éve.\n o Ha előzőleg az első választ jelölte meg: „Dolgozom, azaz rendelkezem olyan munkahellyel, ahonnan csak átmenetileg (betegség, szabadság miatt) vagyok távol” -, akkor szükséges megadni, hogy:\n - Közfoglalkoztatott vagyok. igen/Nem\n - Határozott idejű munkaszerződéssel rendelkezem. Igen/Nem\n Erre figyelmeztető üzenet hívja fel a figyelmet: „Amennyiben a 2.1. kérdésnél az első választ jelölte meg: („dolgozom, azaz legalább heti egy órányi, jövedelmet biztosító munkát végzek, illetve rendelkezem olyan munkahellyel, ahonnan csak átmenetileg (betegség, szabadság miatt) vagyok távol”) opciót választotta, kérjük, adja meg az adatokat!”\n o Nappali tagozatos tanulói vagy hallgatói jogviszonnyal rendelkezem (Igen/Nem)\n o Regisztrált álláskereső vagyok (Igen/Nem)\n o Ha igen, akkor kérjük adja meg, mióta regisztrált álláskereső (regisztráció időpontja, év/hónap)\n o Kérjük adja meg legmagasabb iskolai végzettségét\n o Amennyiben Általános iskola 8 évfolyamánál kevesebb, ebből az elvégzett legmagasabb évfolyam\n o Jelenleg oktatásban vagy képzésben (ide értve a formális iskolarendszerű oktatás vagy felnőttképzés bármilyen formáját) részt veszek (Igen/Nem)
• Nemzetiségi adatok. Az alábbi adatok a 2011. évi CXII. törvény alapján különleges adatnak minősülnek. Ha kérdések valamelyikére nem kíván válaszolni, kérjük, jelölje meg a „nem kívánok nyilatkozni” választ:\n o Mely nemzetiséghez tartozónak érzi magát?\n o egyéb, éspedig
o Ha egy másik nemzetiséghez is tartozónak érzi magát, kérjük, adja meg azt is! \n o egyéb, éspedig
• További személyes adatok. Az alábbi adatok a 2011. évi CXII. törvény alapján különleges adatnak minősülnek. Ha kérdések valamelyikére nem kíván válaszolni, kérjük, jelölje meg a „nem kívánok nyilatkozni” választ:\n o Megváltozott munkaképességű vagyok (megváltozott munkaképességű személy aki testi vagy szellemi fogyatékos, vagy akinek az orvosi rehabilitációt követően munkavállalási és munkahely-megtartási esélyei testi vagy szellemi károsodása következtében csökkennek)\n o Fogyatékossággal élő személy vagyok (fogyatékossággal élő személy, aki érzékszervi, így különösen látás-, hallásszervi, mozgásszervi, értelmi képességeit jelentős mértékben vagy egyáltalán nem birtokolja, illetőleg a kommunikációjában számottevően korlátozott, és ez számára tartós hátrányt jelent a társadalmi életben való aktív részvétel során) \n o Hajléktalan vagyok (nincs bejelentett lakcímem, vagy bejelentett lakóhelyem hajléktalan szállás, vagy az éjszakát közterületen vagy nem lakás céljára szolgáló helyiségben töltöm).
- Kilépéskori adatok
A 3. munkalapon a projektből való kilépéskori adatok rögzíthetőek:
• Projektből történő kilépés dátuma\n • A résztvevő a projekt keretében az alábbi szolgáltatásokban, támogatásban részesült\n • A résztvevő projektet tervezett módon befejezte/idő előtt kilépett\n • Megjelölendő, hogy a projektből történő kilépés napján melyik opció vonatkozik a résztvevőre\n o Dolgozom, azaz rendelkezem olyan munkahellyel, ahonnan csak átmenetileg vagyok távol\n o Jelenleg nem dolgozom, de aktívan állást keresek és munkába tudnék állni\n o Jelenleg nem dolgozom, de négy héten belül munkába állok\n o Jelenleg nem dolgozom, nem keresek munkát és/vagy nem tudnék munkába állni\n • Nappali tagozatos tanulói vagy hallgatói jogviszonnyal rendelkezem (Igen/Nem)\n • Regisztrált álláskereső vagyok (Igen/Nem)\n • Jelenleg oktatásban vagy képzésben (ide értve a formális iskolarendszerű oktatás vagy felnőttképzés bármilyen formáját) részt veszek (Igen/Nem)\n • A projekt keretében képzésben vettem részt és OKJ képesítést, munkakör betöltéséhez szükséges képesítést, jogosítványt vagy tanúsítványt szereztem (Igen/Nem)
Az adatlap szerkesztése során a következő összefüggésekre szükséges fokozottan figyelni:\n • A projektből történő kilépés dátuma mező töltése kötelező!\n • Ha a projektből történő kilépés dátuma rögzítésre kerül, a rendszer elmenti az adatlapot, és nem teszi kötelezővé a többi mező töltését. Mentést követően a rendszer a projekthez rendelt ESZA résztvevők listájára navigál vissza\n • Ha az adatlapon a projektből történő kilépés dátuma nem került kitöltésre, de az adatlap bármelyik más adata igen, a mentés nem valósul meg, illetve hibaüzenetben hívja fel a figyelmet a rendszer a kötelező rögzítésekre.
Figyelem! A kapcsolódó dokumentumok (kitöltési útmutató, kérdőív és tájékoztató anyagok) a Miniszterelnökség honlapján, az alábbi elérhetőségen találhatók: https://www.palyazat.gov.hu/doc/4379
